El departamento de cuentas por pagar de la Oficina del Canciller de Califonia State University (CSU) es responsable de procesar las facturas de la oficina central de CSU. Tres técnicos encargados de esto, procesan alrededor de 1,000 facturas cada mes. Así es cómo el departamento de cuentas por pagar automatizó la revisión y aprobación de facturas con Laserfiche Workflow.
CAPTURA DE FACTURAS
Las facturas son recibidas por correo y escaneadas a Laserfiche por el técnico de cuentas por pagar (AP Tech). Durante el proceso de escaneo, los campos de metadatos «Tipo de factura» (Invoice Type) y «Nombre técnico AP» (AP Tech Name) se completan manualmente. Una vez escaneados, los documentos se envían a la carpeta de tecnología AP adecuada con Laserfiche Workflow.
Una vez que se completa el escaneo del documento, la tecnología AP abre cada documento que reside en su carpeta y llena manualmente los campos de metadatos adicionales.
- El campo «Revisor» (Reviewer) es obligatorio.
- Los campos «Nombre del proveedor» (Vendor Name) y «Fecha de factura» (Invoice Date) se completan para ayudar a los usuarios del departamento a identificar los documentos
APROBACIÓN DE FACTURAS
Se notifica al revisor una vez al día mediante un correo electrónico cuando hay documentos que necesitan ser revisados. Este correo electrónico contiene un enlace a la carpeta de trabajo del revisor en Laserfiche.
El revisor revisa cada factura en su carpeta. Si el revisor no tiene autoridad delegada para aprobar las facturas, seleccionará «OK to Pay» en el campo «Estado del Departamento» (Dept Status) y designará a otra persona para que revise la factura; seleccionando el nombre de esa persona dentro de los pertenecientes al campo “Revisor” (Reviewer). El proceso se repetirá para el nuevo revisor designado. Si alguno de los revisores selecciona «Rechazar de nuevo al técnico de cuentas por pagar» (Reject Back to AP Tech,), la factura se enviará de vuelta al técnico de cuentas por pagar original.
Cada vez que se selecciona la opción «Aceptar para pagar» (Ok to Pay), el siguiente sello se aplica automáticamente a la imagen:
Laserfiche Workflow aplica automáticamente el nombre del revisor y la fecha actual.
- El nombre del revisor se deriva del ID de inicio de sesión del sistema del usuario.
- El recuadro está resaltado en rojo para indicar que aún no se ha obtenido la aprobación para pagar.
Este proceso se desarrolló para permitir al staff del departamento la oportunidad de transmitir información al aprobador delegado; de que la factura es correcta y que se puede aprobar para su pago. Este proceso puede repetirse tantas veces como sea necesario antes de que el documento se asigne al aprobador, la persona con autoridad delegada.
Una vez que se haya completado la última revisión, se selecciona el nombre del aprobador delegado de entre los que figuran en el campo «Revisor» y el documento se envía a esa persona. El aprobador elige una de las siguientes opciones del campo «Estado de aprobación»:
- Aprobado
- Rechazado
- Aprobado con excepción
- Aprobado envío manual
Si la factura «Estado del departamento» es «Aceptar para pagar» y el «Estado de aprobación» no es «Rechazada», el revisor proporciona información de pago al insertar una nota adhesiva en la factura con la orden de compra o información contable. Una vez que se toma una decisión, la factura se envía inmediatamente al técnico de cuentas por pagar original. Si se selecciona la opción «Envío manual aprobado», el usuario puede determinar cuándo se devolverá el documento al técnico de cuentas por pagar. Cuando haya documentos en su carpeta, se le notificará una vez al día al técnico de cuentas por pagar.
Cuando se selecciona cualquiera de las opciones «Aprobadas», se aplica el siguiente sello a la imagen:
El nombre y la fecha son aplicados automáticamente por Laserfiche Workflow de la misma manera que el sello «OK to Pay» mencionado anteriormente. El cuadro está resaltado en verde para indicar que se ha otorgado la aprobación para pagar.
La seguridad se aplica a los grupos de usuarios Revisor y Aprobador para dictar las acciones permitidas que pueden realizar los usuarios de estos grupos. Los revisores solo tendrán acceso al campo «Estado del Departamento» mientras que los aprobadores solo podrán actualizar el campo «Estado de aprobación».
Cuando el técnico de AP recibe la factura revisada, puede tomar una decisión al elegir una de las siguientes opciones del campo «Instrucciones técnicas de AP»:
- Aprobado
- Reenviar
- Rechazar
Si se aprueba, la factura se enviará a la carpeta «CSU \ Accounts Payable \ Invoices». Si se rechaza la factura, se enviará a «CSU \ Accounts Payable \ Invoices \ Dead Invoices». Si se selecciona «Reenviar», la factura se enviará a un revisor designado y se reiniciará el proceso de revisión.
Aquí hay un diagrama de todo el proceso
LASERFICHE WORKFLOW
Todo este proceso de aprobación de facturas está impulsado por Laserfiche Workflow. Una serie de flujos de trabajo (Workflows) enruta los documentos y envía recordatorios por correo electrónico según las distintas opciones de campo de metadatos seleccionadas.
Aquí hay una captura de pantalla del flujo de trabajo que dirige la factura a los revisores. En función de la decisión del revisor, este flujo de trabajo realiza una de las siguientes acciones:
- Dirige la factura a la tecnología AP.
- Espera una anotación y luego envía la factura a otro revisor.
Otro flujo de trabajo se ejecuta regularmente cada noche. Este flujo de trabajo recurre a otros flujos de trabajo, que analizan el repositorio en busca de facturas pendientes y se lo recuerdan a las personas autorizadas por correo electrónico.
Uno de esos flujos de trabajo también busca información en la base de datos externa de Oracle PeopleSoft y la utiliza para completar el resto de los metadatos. Este flujo de trabajo también puede activarse a pedido configurando el campo «AutoIndex» en «Ahora» en cualquier documento.
Así es cómo se configura la actividad de “Consulta Personalizada»:
VENTAJAS DE LASERFICHE
La implementación de Laserfiche en el departamento de cuentas por pagar en la Universidad del Estado de California (CSU) resultó en los siguientes beneficios:
- Los documentos originales permanecen en las carpetas de Cuentas por pagar: solo los accesos directos de documentos se enrutan, se ven y se aprueban directamente en Laserfiche.
- El tiempo de aprobación se reduce porque se elimina el tiempo requerido para enrutar documentos a través del proceso de correo interno.
- Los empleados de otros departamentos ya no necesitan comunicarse con el departamento de contabilidad si tienen una pregunta sobre un pedido o un documento enviado. Pueden obtener esta información por su cuenta directamente desde Laserfiche.
- Dado que los metadatos ahora se actualizan en función de los datos almacenados en la base de datos de PeopleSoft, los errores de entrada de datos manuales se han eliminado.