Con más de $1.2 billones de activos, el Banco D.L. Evans es uno de los líderes en su sector en Idaho. Antes de implementar el sistema ECM, la cantidad de clientes de la empresa requería el uso de una cantidad excesiva de papel, el cual debía enrutarse entre varias sucursales y la oficina central.

Por ejemplo, en el pasado, si un cliente reportaba como perdida su tarjeta de crédito, este tenía que diligenciar un formato y presentarlo al departamento de servicio al cliente para que el encargado del banco se ocupara de:

  • Crear un tiquete de servicio en el CRM del BancVue.
  • Enviar un fax con el formato del número del ticket al departamento de tarjetas de crédito.
  • Enviar un correo electrónico al departamento de tarjetas de crédito sobre el próximo ticket.
  • Contactar al cliente una vez la tarjeta de crédito fuera emitida.

Hoy día, el proceso ha sido automatizado y Laserfiche logró eliminar el uso de papel en el banco.

El proceso actual

El papel ha sido reemplazo por un PDF que puede ser diligenciado. Actualmente, cuando el cliente reporta una tarjeta de crédito perdida o robada, el servicio abre el PDF y entra el número de cuenta. El cliente firma de forma electrónica y el formato es guardado por Laserfiche, donde es procesado por el Workflow (flujo de trabajo) y encaminado al departamento correspondiente para su aprobación.

El Workflow de Laserfiche permite monitorear el proceso, ingresa toda la información pertinente en el CRM BancValue y genera las notificaciones correspondientes vía correo electrónico.

Una vez el formato es guardado en el repositorio, el Workflow de Laserfiche se encarga de:

  • Diligenciar los campos pendientes del formato con la información del CRM.
  • Crear automáticamente un servicio de ticket en el CRM.
  • Enviar un enlace del archivo en Laserfiche, vía correo electrónico, al asistente ejecutivo de operaciones de la sucursal, con el propósito de verificar que la documentación este orden y posteriormente aceptar o rechazar la aplicación.
  • En caso de que se acepte la aplicación, un correo electrónico es enviado al departamento de tarjetas de crédito, donde pueden aceptar la aplicación de proceso o rechazarla. Por otro lado, en caso de que se rechace la aplicación, un correo electrónico es enviado al departamento de servicio al cliente, en donde se explican las razones por las cuales se tomó dicha decisión.

Cuando el proceso es completado, el Workflow de Laserfiche se encarga de:

  • Actualizar automáticamente el ticket de servicio en el CRM.
  • Enviar el formato completado a un espacio de almacenaje en Laserfiche.

Las tarjetas de crédito perdidas o robadas son almacenadas por nombre de clientes, en la carpeta de Bankcards.

El flujo de trabajo de Laserfiche tiene el siguiente aspecto:

Los beneficios en Banco D.L Evans después de implementar Laserfiche

  • El tiempo de auditorías ha disminuido de 6 a 2 semanas, desde que todos los documentos están disponibles directamente en Laserfiche.
  • Las tarjetas de crédito son emitidas mucho más rápido, ya que la información no necesita ser enviada por fax.
  • Se ha perfeccionado el servicio al cliente, ya que el banco puede recuperar rápidamente un documento y copiar la firma directamente en Laserfiche, sin necesidad de ser enviado por fax desde otra oficina.