La Universidad Tecnológica de Texas implementó Laserfiche para optimizar operaciones y reducir papel. Como parte de su compromiso de no usar papel, el departamento de Servicios Generales del Centro de Ciencias de la Salud de la Universidad Tecnológica de Texas (TTUHSC) maneja la oficina de escaneo central para la universidad. En un año promedio, un empleado y 12 practicantes escanean dos millones de páginas en Laserfiche. Estas son las estrategias del departamento para gestionar el cambio, escanear e importar altos volúmenes de documentos en Laserfiche.
Obtener buy-in de los departamentos principales
El primer paso para no usar papel e implementar nueva tecnología es obtener la aprobación del departamento principal, lo cual puede servir como un ejemplo exitoso de cómo puede mejorar la gestión de registros y el flujo de trabajo en otros departamentos.
En el caso de Texas Tech, el departamento de Finanzas y Administración se ofreció voluntariamente para servir como muestra. Como casi todos los departamentos necesitan ver las órdenes de compra, Laserfiche WebLink le dio acceso a cada empleado de la universidad. Esto ayudó significativamente a que otros departamentos se interesaran en escanear sus documentos.
Superar la resistencia al cambio de los nuevos departamentos
Muchos departamentos y empleados son inicialmente resistentes al cambio. Aquí hay algunas estrategias para superar esta resistencia:
- Involucre al personal en todo el proyecto discutiendo qué registros recuperan con mayor frecuencia y cómo manejan los documentos. Haga muchas preguntas
utilizando «por qué». - Trabaje con el personal para decidir sobre los campos que se incluirán en las plantillas de documento y sobre configuración en la estructura de la carpeta.
- Cree plantillas con las que los empleados puedan trabajar fácilmente sin conocer la estructura de la carpeta del repositorio.
- Asegúrese de incluir solo los campos que se utilizan para recuperar documentos en la plantilla. Demasiados campos pueden ser abrumadores para los nuevos usuarios.
- Pregunte a los empleados si hay alguna base de datos que contenga parte de la información de la plantilla, por ejemplo, la información del empleado. Laserfiche Quick Fields puede buscar información de la base de datos y rellenar ciertos campos, reduciendo la entrada manual de datos.
- Cree un sistema fácil de navegar y de usar, con el fin de mostrarle a los empleados qué tan rápido pueden encontrar documentos. Si los empleados no pueden recuperar lo que necesitan rápidamente, no lo usarán.
- En conversaciones con el personal del departamento, concéntrese en cómo un nuevo sistema los hará más productivos. A veces, los empleados piensan que la nueva tecnología les hará perder sus empleos, por lo que tener una discusión transparente sobre la eficiencia del lugar de trabajo aliviará la preocupación.
Escanee una muestra del proyecto
Una vez superada la resistencia inicial, es momento de escanear una muestra del proyecto. La muestra debe tener un tamaño entre uno y dos por ciento del proyecto completo. Una vez que se escanea la muestra, siéntese con los empleados y muéstreles cómo recuperar los documentos. Demuestre escenarios diferentes pero comunes en donde los empleados enfrentan dificultades al administrar documentos y cómo Laserfiche puede solucionar estos problemas.
Asegúrese de que los empleados estén impresionados con la facilidad de encontrar documentos. Una vez que se sientan cómodos con Laserfiche, deles un período de prueba de dos semanas para usar y trabajar con la muestra. Luego, reúna los comentarios y asegúrese de que el sistema esté configurado de acuerdo con las necesidades del departamento.
Si se necesitan muchas modificaciones, implemente otro período de prueba. Es preferible hacer cambios en una muestra pequeña en vez de utilizar el total de documentos de un departamento.