Prestando servicios a una población de 400,000 en South West Essex; Basildon y Thurrock University Hospital (BTUH) es responsable de administrar aproximadamente 500,000 registros médicos (44 millones de páginas). Estos registros de pacientes en papel se guardaron en un centro de registros externo, lo que significó que el personal dedicó una gran cantidad de tiempo a localizarlos y recuperarlos.
Solo un médico a la vez podía ver las historias clínicas de los pacientes y, ocasionalmente, no estaban disponibles para las citas o procedimientos, lo que obligaba a posponer las citas. Así es cómo hemos eliminado con éxito estos problemas mediante la integración de Laserfiche con nuestro Sistema de Administración de Pacientes (PAS) del hospital utilizando un sistema de Registros Médicos Electrónicos especialmente diseñado que utiliza la función de flujo de trabajo Adobe LiveCycle.
Interfaz de usuario personalizada
Dado que sería muy difícil obtener 1.500 usuarios clínicos sin una formación técnica en el uso de Laserfiche Client, creamos una interfaz de usuario personalizada que reproducía de cerca las tablas de papel con las que nuestros clínicos estaban familiarizados. Los usuarios ni siquiera saben que están usando Laserfiche, pero interactúan con él constantemente a través de este portal personalizado.
- Una vez que un médico inicia sesión en el portal utilizando la autenticación de Windows, se le presenta información sobre su próxima clínica programada. Todos los pacientes que verá ese día se enumeran junto con sus horarios de citas e información complementaria, como la fecha de nacimiento, la edad y el género.Toda esta información se obtiene del PAS del hospital y se hace referencia cruzada con Laserfiche para que los documentos relevantes estén disponibles.
El icono verde en la captura de pantalla anterior indica al clínico que la Sra. Tina Training es una paciente compleja, con un gran número de documentos asociados. El icono amarillo notifica al médico que hay una alerta, una condición o problema particular que el médico debe tener en cuenta, asociado con la Sra. Training.
2. Para revisar el registro médico de la Sra. Training antes de su cita, el médico selecciona el nombre del paciente y hace clic en «Abrir Registro». Esto muestra todos los 576 documentos diferentes asociados con la Sra. Training.a. Cada icono rectangular blanco representa un documento diferente.
segundo. Al hacer clic en uno de los iconos del documento, se extrae el documento de Laserfiche y se abre en el portal personalizado.
do. Si el médico necesita anotar el documento, por ejemplo, resaltando un texto, puede hacerlo aquí. Sus anotaciones se reflejarán en el documento original almacenado en Laserfiche.
Para garantizar la participación de la comunidad clínica, era esencial que el médico pudiera encontrar tipos de documentos específicos dentro del registro de ese paciente rápidamente. El panel en el lado izquierdo de esta pantalla clasifica los documentos para simplificar la recuperación. Con un par de clics, el usuario puede mostrar solo las recetas o filtrar la correspondencia que sea aplicable a su especialidad. Por ejemplo, puede ver en la pestaña «Prescripciones» que contiene 53 documentos diferentes relacionados con las recetas.
3. Un médico puede preferir ver el registro médico del paciente en una línea de tiempo haciendo clic en un botón en la esquina superior derecha de la pantalla. El médico puede ver el historial completo del paciente a la vez o ajustar el período de tiempo a cualquier período específico, como los últimos meses o semanas.
Las barras de diferentes colores representan las diversas visitas al médico o al hospital del paciente. Una barra verde significa una visita regular, una barra naranja significa una estadía en el hospital o un procedimiento médico y una barra roja significa una visita de emergencia. Cada ícono blanco rectangular significa uno o más documentos asociados con ese período de tiempo particular y la categoría de documento correspondiente. Al hacer clic en el icono de un documento, se encuentra el documento en Laserfiche y se abre en la interfaz de usuario personalizada.
4. Otra forma de ver el registro de un paciente es en la vista «Lista», a la que también se puede acceder haciendo clic en un botón en la esquina superior derecha de la pantalla. Esta vista enumera todos los documentos en orden de fecha inverso y cubre la experiencia del paciente (las visitas al consultorio y las estadías en el hospital) del lado para que el médico pueda ver los documentos dentro de su contexto.
La vista «Lista» también notifica al médico que vio cada documento por última vez. Esto le permite al médico ver si su paciente también ha visitado a otros médicos en el mismo período de tiempo.
5. Además de ver el registro del paciente a través de esta interfaz personalizada, un médico también puede activar una alerta, como una alerta de protección, para otros médicos. Se desencadena una alerta de protección cuando el médico considera que el paciente no es capaz de cuidarse a sí mismo y puede correr el riesgo de ser abusado por otra persona. Dado que una alerta de este tipo puede contener información confidencial, a veces puede consistir simplemente en pedirle a otros médicos que se comuniquen con el médico que informa para averiguar el problema específico. La seguridad está configurada de tal manera que permite que los documentos confidenciales estén disponibles solo para individuos específicos y que estén ocultos para otros clínicos o con la funcionalidad de «protección contra cristales» (accesible solo para emergencias).
6. Además de activar alertas, un médico puede seleccionar entre una variedad de formularios clínicos contenidos en una biblioteca de formularios electrónicos. Esto permite al médico realizar una serie de tareas, como actualizar el historial de un paciente o remitirlo a un colega. El documento resultante se almacena en Laserfiche como parte del registro permanente del paciente.
Beneficios de Laserfiche
La integración de Laserfiche con el sistema de administración del hospital ha permitido a BTUH:
- Hacer que el historial médico de los pacientes esté inmediatamente disponible para los médicos.
- Permita que los médicos establezcan conexiones entre los episodios de atención y la documentación fechada.
- Consolide silos de información de varios departamentos, como Accidentes y Emergencias, Cardiología y Fotografía Médica, para obtener una imagen más completa de la atención.
- Permita el acceso simultáneo a un solo registro médico por parte de múltiples médicos en el punto de atención.
- Reduzca las citas canceladas y reprogramadas debido a la pérdida de archivos de pacientes.