Implemente la Gestión de Registros en Cinco Pasos

Como el segundo servicio público de alcantarillado más grande de Kentucky, el Distrito de Saneamiento # 1 (SD1) maneja muchos registros. Laserfiche Records Management Edition ayudó a SD1 a agilizar la administración de registros al tiempo que mantenía el cumplimiento del Programa de retención del gobierno local del estado de Kentucky. Aquí está el proceso de cinco pasos SD1 seguido en la implementación de la gestión transparente de registros .

1. Identificar

El primer paso para implementar la administración de registros electrónicos es identificar los problemas, problemas y puntos débiles de su organización. Algunos de los problemas, problemas y puntos débiles que SD1 identificó fueron:

  • Los documentos eran difíciles de encontrar cuando era necesario (por ejemplo, durante una auditoría o para el descubrimiento de una demanda).
  • Los empleados tenían que imprimir y archivar sus propios documentos y correos electrónicos, y no siempre recordaban hacerlo.
  • Era difícil seguir el programa de retención del gobierno local del estado de Kentucky, por lo que los archivos se conservaron mucho más tiempo del necesario, ocupando mucho espacio.

2. Establecer objetivos

Una vez que haya identificado los problemas, los puntos débiles y los problemas de su organización, es necesario establecer metas para usted y su personal. Algunos de los objetivos que SD1 estableció para este proyecto incluyen:

  • Escanee tantos registros de papel existentes como sea posible en Laserfiche.
  • Aplicar automáticamente el programa de retención apropiado a todos los registros.
  • Asegúrese de que SD1 siempre cumpla con el Programa de retención del gobierno local del estado de Kentucky.

3. Haz un plan

El primer paso para hacer un plan es contar con la ayuda de un campeón. Para muchos empleados, el campeón será un supervisor directo. El campeón puede ayudar a obtener apoyo de nivel ejecutivo para el proyecto. En el caso de SD1, el campeón del proyecto fue el asesor general de SD1.

Asegúrese de asociarse con las personas adecuadas tanto dentro como fuera de su organización, especialmente con el departamento de tecnología de la información (TI). Es crucial que los departamentos de TI, legal y de registros tengan una buena relación.

Una vez que haya obtenido el apoyo de otros miembros de la organización, es hora de delinear, determinar y finalizar el cronograma de retención.

«Haga que su programa de retención sea lo más final posible antes de implementar Laserfiche Records Management Edition».

Para simplificar este proceso, recomiendo usar el enfoque de gran inversión. Big bucketing consolida los tipos de registros relacionados con la misma función o proceso comercial con requisitos similares en «cubos» de retención o series de registros más grandes. Big Bucketing brinda a los empleados menos opciones de retención, lo que les ayuda a clasificar la información de manera más consistente y garantiza el cumplimiento. También reduce los riesgos asociados con mantener registros durante demasiado tiempo y mantener y responder a solicitudes de registros y descubrimiento electrónico.

SD1 usó grandes cantidades de dinero para revisar la porción de recursos humanos del programa de retención reduciendo de un total de 25 períodos de retención a diez períodos de retención. Por ejemplo, SD1 solía tener una retención de 3, 5 y 7 años para los documentos fiscales, pero combinó todos los documentos en una serie de registros utilizando la retención máxima de 7 años.

4. Ponte a trabajar

Antes de implementar el cronograma de retención, conozca los procesos comerciales. Incluso si su revendedor terminará escribiendo los flujos de trabajo de su organización, alguien tendrá que explicarle sus procesos comerciales a su revendedor.

Educar a los empleados y supervisores mediante la implementación de políticas y procedimientos escritos. Algunas de las políticas que SD1 ha implementado incluyen:

  • Política de registros abiertos
  • Política de recuperación ante desastres
  • Política de retenciones legales
  • Política de retención

Antes de crear el cronograma de retención dentro de Laserfiche, revíselo nuevamente para asegurarse de que cumpla con las políticas de la organización y las políticas y los cronogramas de retención de las agencias gubernamentales. Es mucho más fácil cambiar el horario antes de la implementación que después.

Diseñe los flujos de trabajo que gestionarán la parte transparente del proceso de gestión de registros. Laserfiche es muy fácil de usar, pero no tenga miedo de pedirle ayuda a Gestech Ltda en su línea de atención al cliente.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN FORMULARIOS ELECTRÓNICOS

GESTECH S.A.S.  es una empresa Privada, con personería jurídica reconocida mediante NIT. 900260362 – 0 y domiciliada en la Carrera 48 No. 72 – 25 Of 401 de la ciudad de Barranquilla.

En el momento de dar click en “Acepto” queda explícitamente entendido que como titular de los datos personales recopilados en este formulario, autorizo expresamente a GESTECH S.A.S.  y/o a la persona natural o jurídica a quién esta encargue, a que estos puedan ser compilados, procesados, utilizados, recolectados, almacenados, circulados, suprimidos, compartidos, actualizados, transmitidos y/o transferidos a terceros países, en bases de datos u archivos similares,  para los siguientes fines enmarcados en el objeto social de GESTECH S.A.S.:

  • Para la organización, control, evaluación y seguimiento post venta de los productos o servicios de GESTECH S.A.S.
  • Para comunicar, informar y proponer nuevos eventos, productos (bienes y/o servicios), sean de carácter comercial, académico, publicitaria o empresarial, se realicen de forma conjunta, separada o con otros aliados.
  • Para establecer contacto con fines comercial y/o de mercadeo respecto del objeto social de los responsables.
  • Para desplegar hacia sus grupos de interés actividades de responsabilidad social empresarial y fortalecer el relacionamiento con las personas registradas como miembro de uno de los grupos de interés de las empresas.
  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el titular.
  • Informar sobre cambios en productos o servicios.
  • Evaluar la calidad de productos o servicios.
  • Desarrollar actividades de mercadeo, divulgación, comerciales o promocionales.
  • Efectuar estudios internos sobre mercadeo y/o investigación académica.
  • Proveer información a instituciones internacionales, entidades gubernamentales internacionales, agencias de cooperación internacional, en virtud de convenios de cooperación y solo para asuntos directamente relacionados con la GESTECH S.A.S.
  • Responder a obligaciones, deberes, mandatos y/o requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

Así mismo, a través del presente doy constancia que conozco la política de protección de datos personales de GESTECH S.A.S. contenida en su página web, y que mis datos serán recogidos en una base de datos con la finalidad arriba señalada y por un plazo indeterminado, contado desde la firma del presente hasta que se agoten los fines antes autorizados.

Así mismo, he sido informado que GESTECH S.A.S. prestará sus mayores esfuerzos para que la base de datos cuente con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos, pero no se responsabilizará por eventos de fuerza mayor o caso fortuito que afecten la seguridad de los datos. De igual manera he sido informado  que tengo la posibilidad de acceder en cualquier momento a los datos suministrados, así como de solicitar la corrección, actualización o supresión de los mismos y/o revocar esta autorización de tratamiento para uno, varios o todos los fines autorizados, pudiendo presentar consultas y reclamos ante GESTECH S.A.S. en los términos establecidos en la política de protección de datos de GESTECH S.A.S. contenida en su página web www.gestech.com.co

En señal de aceptación de lo anterior, consiento y autorizo que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en la presente autorización.