Use Laserfiche para Gestionar Contratos de Financiación de Vehículos

Contratos

Cada contrato de financiación de vehículos se compone de múltiples documentos que incluyen:

  • La cláusula de compromiso
  • Arrendamientos
  • Retencion de TITULO
  • Gravamen en agencias o entidades responsables del tránsito para los estados de Brasil y el Distrito Federal
  • Liberación de gravamen correspondiente en el Certificado de Registro de Vehículo (CRV)

Cuando una institución o agente financiero firma un contrato con alguien que quiere financiar un vehículo, el contrato y toda la documentación requerida se envía a Arquivo Digital– ArqDigital. Para recibir estos contratos, Arquivo Digital – ArqDigital estableció oficinas en varias ciudades de los estados brasileños de Amazonas y Pará, incluidas las ubicaciones dentro de la selva amazónica, como la ciudad de Tefé-AM, donde el acceso es solo por aire o en barco.

arquivo_01

El proceso de registro

El agente financiero o un empleado de Arquivo Digital crea una nueva Solicitud de registro (Solicitação de Registro – SR) en un sistema Microsoft SharePoint llamado GECOV que está diseñado específicamente para administrar contratos de vehículos.

arquivo_02

Cuando Arquivo Digital recibe el contrato físico, un empleado verifica que todos los documentos requeridos relacionados con el registro se hayan entregado marcándolos de una lista a la que se accede a través de la pestaña «Protocolo».

arquivo_03

Después de marcar los elementos requeridos y enviar la lista de verificación, se abre una nueva ventana para iniciar el proceso de registro del contrato. El empleado hace clic en el botón «Gerar Protocolo» y se crea un documento correspondiente (sin páginas) en Laserfiche.

Laserfiche Workflow asigna una plantilla, llena ciertos metadatos y mueve el documento en blanco a un volumen dedicado.

arquivo_04

El empleado abre el documento vacío en Laserfiche Web Access directamente desde GECOV. Hace clic en un enlace para imprimir un sello de seguridad que luego se pega al contrato físico.

arquivo_05

El empleado escanea el contrato y los documentos adicionales y completa manualmente los metadatos restantes.

arquivo_06

Control de calidad

Laserfiche Workflow dirige el contrato al equipo de control de calidad (QC). El equipo de control de calidad verifica la calidad de las imágenes escaneadas y los metadatos para garantizar la coherencia y la conformidad del contrato con la legislación brasileña. Todos los datos que se actualizan durante el proceso de control de calidad se sincronizan entre Laserfiche y GECOV a través de la integración Laserfiche – GECOV.

Si el control de calidad encuentra algunas inconsistencias en el contrato, Laserfiche Workflow dirige el documento a la carpeta «PENDENCIA» (pendiente) y envía un correo electrónico a la institución financiera que presentó el contrato pidiéndoles que hagan correcciones. Una vez que QC Laserfiche Workflow aprueba el contrato, lo mueve a la carpeta «REGISTRO».

arquivo_07

En esta etapa, el contrato se convierte a PDF con Digital Document Signer integrado con Laserfiche. Esta integración firma los documentos siguiendo el estándar de ICP Brasil y genera archivos PDF firmados con los metadatos asociados mantenidos.

Un lote de los contratos firmados se exporta en formato TIFF a una unidad de red, donde los documentos se microfilman electrónicamente y los metadatos se exportan en formato de texto para crear un libro de datos de registro. Todo esto se hace para cumplir con la legislación brasileña.

Ventajas de Laserfiche

La racionalización del proceso de gestión de contratos con Laserfiche ha dado como resultado los siguientes beneficios para Arquivo Digital – ArqDigital:

  • Se puede acceder a los contratos desde oficinas remotas tan lejanas como la selva amazónica, ya sea directamente en Laserfiche Web Access o a través del portal GECOV.
  • Los contratos se procesan de forma rápida, eficiente y segura.
  • La integración Laserfiche-SharePoint permite escanear documentos en diferentes ubicaciones geográficas y compartir información entre las distintas oficinas remotas.
  • La arquitectura abierta de Laserfiche permite una fácil integración con varios sistemas, lo que permite a la empresa procesar contratos de conformidad con la ley brasileña.

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *

FORMATO DE AUTORIZACIÓN PARA LA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN FORMULARIOS ELECTRÓNICOS

GESTECH S.A.S.  es una empresa Privada, con personería jurídica reconocida mediante NIT. 900260362 – 0 y domiciliada en la Carrera 48 No. 72 – 25 Of 401 de la ciudad de Barranquilla.

En el momento de dar click en “Acepto” queda explícitamente entendido que como titular de los datos personales recopilados en este formulario, autorizo expresamente a GESTECH S.A.S.  y/o a la persona natural o jurídica a quién esta encargue, a que estos puedan ser compilados, procesados, utilizados, recolectados, almacenados, circulados, suprimidos, compartidos, actualizados, transmitidos y/o transferidos a terceros países, en bases de datos u archivos similares,  para los siguientes fines enmarcados en el objeto social de GESTECH S.A.S.:

  • Para la organización, control, evaluación y seguimiento post venta de los productos o servicios de GESTECH S.A.S.
  • Para comunicar, informar y proponer nuevos eventos, productos (bienes y/o servicios), sean de carácter comercial, académico, publicitaria o empresarial, se realicen de forma conjunta, separada o con otros aliados.
  • Para establecer contacto con fines comercial y/o de mercadeo respecto del objeto social de los responsables.
  • Para desplegar hacia sus grupos de interés actividades de responsabilidad social empresarial y fortalecer el relacionamiento con las personas registradas como miembro de uno de los grupos de interés de las empresas.
  • Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con el titular.
  • Informar sobre cambios en productos o servicios.
  • Evaluar la calidad de productos o servicios.
  • Desarrollar actividades de mercadeo, divulgación, comerciales o promocionales.
  • Efectuar estudios internos sobre mercadeo y/o investigación académica.
  • Proveer información a instituciones internacionales, entidades gubernamentales internacionales, agencias de cooperación internacional, en virtud de convenios de cooperación y solo para asuntos directamente relacionados con la GESTECH S.A.S.
  • Responder a obligaciones, deberes, mandatos y/o requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.

Así mismo, a través del presente doy constancia que conozco la política de protección de datos personales de GESTECH S.A.S. contenida en su página web, y que mis datos serán recogidos en una base de datos con la finalidad arriba señalada y por un plazo indeterminado, contado desde la firma del presente hasta que se agoten los fines antes autorizados.

Así mismo, he sido informado que GESTECH S.A.S. prestará sus mayores esfuerzos para que la base de datos cuente con las medidas de seguridad necesarias para la conservación adecuada de los datos, pero no se responsabilizará por eventos de fuerza mayor o caso fortuito que afecten la seguridad de los datos. De igual manera he sido informado  que tengo la posibilidad de acceder en cualquier momento a los datos suministrados, así como de solicitar la corrección, actualización o supresión de los mismos y/o revocar esta autorización de tratamiento para uno, varios o todos los fines autorizados, pudiendo presentar consultas y reclamos ante GESTECH S.A.S. en los términos establecidos en la política de protección de datos de GESTECH S.A.S. contenida en su página web www.gestech.com.co

En señal de aceptación de lo anterior, consiento y autorizo que mis datos personales sean tratados conforme a lo previsto en la presente autorización.