DCD Group comprende cuatro divisiones diferentes: ferrocarril, minería y energía, marina y defensa. El proceso de fabricación en los sectores de la minería y el ferrocarril debe documentarse exhaustivamente para ser certificado. La compilación de esta documentación se denomina paquete de datos. Así es como Laserfiche Workflow hace que la compilación de paquetes de datos, que puede tener cientos de páginas, sea simple y eficiente.
El reto
Los paquetes de datos contienen documentos que deben mantenerse actualizados para poder consultarlos durante todo el proceso de fabricación. Estos documentos no pueden duplicarse y todo lo que contiene debe completarse en un orden particular. Hubo momentos en que los documentos, como los dibujos, se revisaban, lo que hacía muy difícil garantizar que los ingenieros utilizaran las últimas versiones. Los documentos son enviados por varios departamentos y mantenerlos juntos fue un desafío. Al final del proyecto, estos paquetes de datos deben entregarse a los clientes. Puede haber desde cinco cajas de archivos hasta 50. También es necesario guardar una copia de todo en DCD. Todo el proceso fue una pesadilla administrativa.
El proceso actual
El proceso actual comienza con Laserfiche Workflow. Tan pronto como se recibe un pedido, el documento se escanea en Laserfiche y la plantilla de Proyectos DCD se asigna con ciertos metadatos completados. A partir de ahí, una serie de flujos de trabajo hace lo siguiente:
- Asigna un ingeniero de proyecto.
- Asigna un número de proyecto.
- Crea todas las carpetas y subcarpetas necesarias para almacenar la documentación del proyecto.
- Asigna un representante de control de calidad.
- Asigna un comprador.
- Realiza un seguimiento de todo el proceso con una serie de campos de historia.
Aquí hay una captura de pantalla del flujo de trabajo que crea todas las subcarpetas para almacenar la documentación del proyecto:
Así es como se ve la estructura de carpetas final:
Haga clic en la imagen para ampliarla en una nueva ventana.
Un flujo de trabajo diferente gestiona toda la documentación que cada departamento envía como parte del paquete de datos. Así es como se ve este flujo de trabajo:
El control de versiones se implementó en todas las carpetas y el proceso de Entrada / Salida se utiliza para asegurarse de que no más de una persona esté actualizando un documento al mismo tiempo.
Cada documento que forma parte de un paquete de datos también tiene asignada una etiqueta específica de «Paquete de datos». Se ha configurado una búsqueda personalizada para recuperar todos los documentos con la etiqueta asignada.
Beneficios de Laserfiche
El uso de Laserfiche para crear y compilar paquetes de datos ha generado los siguientes beneficios en DCD Group.
- El trabajo administrativo se ha reducido significativamente.
- Todos los documentos son fácilmente recuperables por cualquier persona que necesite verlos en cualquier momento.
- Solo se almacena una copia de todo y el control de versiones garantiza que los empleados siempre estén trabajando con la versión de documento más actualizada.
- Los paquetes de datos ahora pueden enviarse electrónicamente a los clientes, lo que resulta en ahorros significativos de costos de papel y copiadoras.