KVC Health Systems, Inc es una organización privada, sin fines de lucro para el bienestar de los niños y la salud de su comportamiento. KVC Behavioral health, perteneciente a la organización anteriormente nombrada, brinda servicios de cuidado de crianza y bienestar a más de 4,500 niños en 33 condados en todo el estado de Kansas. Al implementar Laserfiche para el manejo de casos, KVC Behaviorial Health reemplazó hasta 13 carpetas verdes de seis pulgadas por niño, aproximadamente 6.5 pies cuando se apilaban verticalmente, usando Laserfiche.
Digitalización de archivos de casos
Los documentos de cada niño se escanearon en Laserfiche y se almacenaron en una estructura de carpetas que imita las carpetas verdes. Para hacer que la transición a Laserfiche sea lo más intuitiva posible, las carpetas se colorearon de verde.
Todos los documentos nuevos que llegan por correo electrónico se guardan directamente en Laserfiche mediante la integración Laserfiche – Microsoft Outlook, mientras que todo lo que se recibe por correo se escanea a medida que se recibe.
Portal publico
Todos los documentos también están disponibles en el portal público de Laserfiche WebLink para el acceso de usuarios externos autorizados, como auditores estatales, jueces y abogados.
Los usuarios externos, como los jueces, pueden acceder a los documentos de un niño directamente desde el portal en línea
Laserfiche Workflow
El flujo de trabajo de Laserfiche se utiliza ampliamente dentro de la organización. Laserfiche Workflow:
- Busca cambios en la información del niño en el sistema de administración de casos y rellena los metadatos de los documentos relacionados.
- Busca documentos etiquetados para una auditoría y crea automáticamente una copia en una carpeta a la que los auditores pueden acceder.
- Identifica y mueve los documentos a las subcarpetas apropiadas (es decir, un documento de evaluación de salud mental se movería automáticamente a la carpeta Médica).
Laserfiche Workflow dirige los documentos a las subcarpetas apropiadas para archivar.
Beneficios de Laserfiche
La implementación de Laserfiche en KVC Behavioral Health ha dado como resultado los siguientes beneficios:
- Las auditorías se han simplificado porque los trabajadores de control de calidad no tienen que pasar días localizando documentos en carpetas.
- Los trabajadores de casos no necesitan arrastrar 13 cajas de archivos al juzgado. En su lugar, pueden iniciar sesión en el portal con un dispositivo móvil y levantar los documentos como testifican en el stand.
- Los metadatos del documento en Laserfiche siempre están sincronizados con el sistema de administración de casos.