Cada paquete de agenda de la reunión del consejo municipal de Thousand Oaks contiene al menos 20-30 elementos. Cada ítem de la agenda debe pasar por un proceso de revisión exhaustivo antes de ser aprobado e incluido en la agenda. Así es como la ciudad tomó este arduo proceso manual y lo automatizó con Laserfiche Workflow.
El proceso legal
Todos los ítems de la agenda deben ser revisados y aprobados antes de que puedan incluirse en el paquete de la agenda. Los primeros tres departamentos de revisión son:
- Oficina del abogado de la ciudad
- Departamento de Finanzas
- Oficina del administrador de la ciudad
En el pasado, el departamento de envío enviaba por correo electrónico una copia del ítem de agenda a los tres departamentos. Cada departamento revisará el documento de forma independiente y hará comentarios / cambios. Algunos realizarían los cambios directamente en el documento electrónico, mientras que otros imprimirían el documento primero y enviarían comentarios por escrito. El remitente recibiría tres versiones diferentes de los documentos marcados (algunos electrónicos y otros impresos). El departamento de envío tuvo que incorporar todos esos cambios en el ítem de la agenda. Ocasionalmente, los comentarios de un departamento entrarían en conflicto con los cambios solicitados por otro.
En ocasiones, el ítem actualizado de la agenda fue enviado nuevamente al departamento de revisión para otra revisión. Una vez aprobado por los tres departamentos, el artículo fue presentado al Secretario de la Ciudad y el proceso continuó hasta que se finalizó el artículo.
El secretario municipal imprimirá todos los elementos de la agenda finalizados y compilará manualmente el paquete de la agenda. El paquete de la agenda se escaneó en Laserfiche donde estaba OCRd. Un empleado de la ciudad luego realizaría un control de calidad en todo el documento (con un promedio de 500-700 páginas) para asegurarse de que se escaneó correctamente. El paquete de agenda impreso se enviaría a una imprenta que lo escanearía nuevamente e imprimiría al menos 30 copias para distribuirlas entre los miembros del consejo, el público y otros miembros del personal.
El proceso actual
Laserfiche Workflow automatizó y agilizó todo el proceso de revisión / aprobación y generación de paquetes de agenda. Ahora, después de que se escribe el elemento de la agenda, el departamento que lo envía lo importa a la carpeta Para envío del departamento en Laserfiche.
Durante el proceso de importación, el remitente completa los metadatos del documento, incluida la fecha de la reunión, el título y la sección de la agenda. El remitente también cambia el valor del campo Enviado de Pendiente a Enviado.
El flujo de trabajo de Laserfiche dirige el elemento de la agenda a la carpeta de aprobación pendiente del departamento de envío y crea un acceso directo (y asigna los derechos de acceso de entrada apropiados) en cada una de las tres carpetas del revisor (abogado de la ciudad, departamento de finanzas y administrador de la ciudad).
Laserfiche Workflow notifica a cada departamento de revisión por correo electrónico los nuevos elementos que requieren atención. Dado que los tres departamentos revisarán y realizarán comentarios / actualizaciones en el mismo documento de Microsoft Word, la revisión del administrador de la ciudad se completa en último lugar para evitar conflictos.
Una vez que el revisor del departamento correspondiente termina de hacer comentarios / ediciones utilizando la opción de cambios de seguimiento de Microsoft Word, el valor del campo de estado apropiado se cambia a uno de los siguientes:
- Aprobado : el ítem de la agenda se aprueba tal cual.
- Se necesita información adicional : el ítem de la agenda necesita cambios y debe ser enviado nuevamente para otra revisión.
- Aprobado condicionalmente : el ítem de la agenda necesita cambios menores pero no necesita ser reenviado para otra revisión posterior.
El revisor también incluye cualquier comentario en el campo Comentarios apropiado.
Si el punto de la agenda es aprobado por los tres departamentos de revisión, se enruta directamente al Secretario de la Ciudad para su revisión final. Si se selecciona la opción Información adicional necesaria o aprobada condicionalmente, el remitente recibe una notificación de esta decisión por correo electrónico y el valor del campo Enviado vuelve a estar pendiente. El remitente realiza los cambios necesarios y actualiza el valor del campo Enviado a Enviado.
Si se necesita información adicional, el ítem de la agenda se mueve a través del mismo proceso de revisión descrito anteriormente. Si el artículo fue aprobado condicionalmente, después de ser actualizado, se enruta al Secretario Municipal para una revisión final.
El secretario de la ciudad recibe una notificación de los puntos del orden del día para su revisión. Después de revisarlo, debe cambiar el valor del campo Aprobación del secretario de la ciudad a Aprobado o Información adicional necesaria. Si se necesita información adicional, se notifica al remitente por correo electrónico y debe realizar los cambios antes de volver a enviarlo. Una vez aprobado, el original se traslada a la carpeta de procesamiento del Secretario municipal donde el personal del Secretario municipal combina los elementos de la agenda (informe y archivos adjuntos) y ensambla el paquete de la agenda. En este punto, el elemento de la agenda deja el proceso de flujo de trabajo y el departamento de envío ya no puede acceder a él. El personal de City Clerk convierte todos los documentos combinados en imágenes TIFF para almacenar en el repositorio.
El paquete de agenda finalizado se distribuye por correo electrónico a los miembros del consejo municipal, los jefes de departamento, los diputados y otros miembros del personal. También se pone a disposición del público en el sitio web de la ciudad a través de Laserfiche WebLink. La imprenta accede a una versión electrónica de la agenda para los paquetes limitados que ahora se imprimen.
Laserfiche Workflow
La columna vertebral del nuevo proceso automatizado es Laserfiche Workflow. Un flujo de trabajo se ejecuta detrás de escena de los elementos de la agenda de enrutamiento para su revisión entre los distintos aprobadores.
Al diseñar este flujo de trabajo, tuvimos que tener en cuenta que no todos los departamentos tienen que revisar el tema del programa por segunda vez. Para asegurarnos de que este sea el caso, utilizamos la actividad paralela condicional. Así es como se ve la rama de revisión de City Manager de la actividad paralela condicional.
También era importante que solo las personas que tenían que trabajar con el documento en ese momento, como el remitente y luego el revisor, pudieran modificarlo. Utilizamos la actividad Asignar derechos para asignar derechos a las personas apropiadas y luego eliminarlos después de que se completen sus tareas.
Cuando el tema de la agenda ha sido aprobado por todos, se notifica al remitente por correo electrónico. Para asegurarnos de que el flujo de trabajo no finalice, si no se puede enviar un correo electrónico, hemos incluido la actividad de correo electrónico dentro de una actividad Try-Catch .
Dado que el mismo flujo de trabajo procesa tanto los elementos nuevos de la agenda como los que necesitan otra revisión, las reglas de inicio se configuran para que el flujo de trabajo se invoque cuando se crea, cambia o mueve una entrada.
Beneficios de Laserfiche
La automatización del proceso de revisión de la agenda ha resultado en los siguientes beneficios para la Ciudad de Thousand Oaks:
- La ciudad eliminó dos sesiones de escaneo (una por el departamento del Secretario Municipal y otra por la imprenta) que solían tomar hasta ocho horas compilando toda la agenda electrónicamente. La imprenta ahora recibe una versión en PDF de la agenda y el paquete para imprimir solo diez copias.
- Los revisores reciben los documentos en su formato nativo, lo que permite realizar un seguimiento de los cambios y comentarios en un solo documento. El revisor final, el administrador de la ciudad, ve todos los comentarios de los otros dos departamentos de revisión.
- Los revisores ya no tienen que estar en sus escritorios para revisar los ítems de la agenda. Pueden hacerlo de forma remota a través de Laserfiche Web Access incluso cuando están fuera de la oficina.
- Los remitentes ya no tienen que conciliar tres conjuntos diferentes de comentarios y cambios en los elementos de su agenda antes de volver a enviarlos para su revisión. Todos los comentarios están ahora en un solo documento.
- El personal ahora puede monitorear electrónicamente cuándo se envió el documento y dónde se encuentra en el proceso de aprobación.
- Las agendas ahora están disponibles para el público en línea a través de Laserfiche WebLink a las 5pm el día de publicación.