La Facultad de Artes y Ciencias es la escuela más grande de la Universidad de Oklahoma con 28 departamentos, 50 especializaciones y más de 7,000 estudiantes. La gran población estudiantil resulta en numerosas solicitudes de servicios, tales como cambios de especialización y retiros de clase que la Oficina de Servicios Académicos debe procesar diariamente. Así es como Laserfiche automatizó la gestión de registros de estudiantes y el procesamiento de peticiones y formularios.
Administrar registros de estudiantes
La oficina de Servicios Académicos maneja más de 8,000 registros de estudiantes tanto para estudiantes activos como inactivos. Cada registro puede variar entre diez y 100 páginas e incluye toda la historia académica del estudiante, incluyendo transcripciones de la escuela secundaria y la universidad / universidad, documentos de asesoramiento, correspondencia por correo electrónico hacia y desde el estudiante, controles de grado y documentación disciplinaria. Es muy importante que solo los miembros autorizados del personal accedan a estos registros.
Todos los registros de los estudiantes ahora se almacenan en Laserfiche. La carpeta «File Room» en el repositorio de Laserfiche almacena registros para estudiantes activos, denegados, graduados e inactivos.
Cada consejero tiene su propia carpeta «Bandeja de entrada» en el repositorio de Laserfiche donde se colocan los documentos que necesitan su atención.
Cambio de Carrera
Los estudiantes cambian de carrera tres veces en promedio durante su carrera académica. Solo pueden cambiar las carreras si tienen un GPA aceptable. Si el GPA cae por debajo de cierto nivel, entonces tienen que obtener la aprobación de uno de los consejeros. Si cae por debajo de otro nivel, deben buscar la aprobación del decano asistente.
Laserfiche ha automatizado completamente el proceso de cambio de solicitud principal en la Facultad de Artes y Ciencias.
- Un estudiante llega a la Oficina de Servicios Académicos y una recepcionista completa el cambio del formulario PDF principal con ellos.
Este formulario luego se envía a Laserfiche con Laserfiche Snapshot y ciertos campos obligatorios se completan manualmente. - Luego se invoca un flujo de trabajo. Si el GPA del estudiante está por debajo de 2.0, se envía un acceso directo al formulario de Cambio de Especialidad a la carpeta del Decano Asistente. Si el GPA del estudiante es mayor o igual a 2.0, un acceso directo al formulario se enruta a la carpeta del consejero asignado.
- Tanto el Decano Asistente como el consejero revisan el cambio de solicitud principal y lo aprueban o lo niegan cambiando el valor del campo «Decisión del Revisor».Una vez revisado, el documento se enruta a una carpeta especial en el repositorio donde espera que Laserfiche Quick Fields lo procese. Laserfiche Quick Fields busca información en la base de datos del Sistema de información para estudiantes de Banner por número de ID de estudiante y completa el resto de los campos del documento, incluidos el nombre, el término de entrada, la fecha de nacimiento y la información de inscripción. Ya no es necesario obtener esta información del estudiante, ya que siempre está actualizada en función de lo que está almacenado en el sistema de información del estudiante de Banner.
Este proceso es similar para otras solicitudes, tales como retiros completos, referencias de admisión y graduación y autorización menor.
Asesoramiento móvil
Si un estudiante de la Facultad de Artes y Ciencias tiene un GPA que cae por debajo de cierto nivel, el estudiante se coloca en un contrato académico. Esto significa que el estudiante está en riesgo de ser suspendido de la universidad o abandonar debido a un bajo rendimiento sin graduarse. Se requiere que los estudiantes que tienen un contrato académico se reúnan con un consejero académico al menos una vez al semestre, cumplan con varias pautas estrictas para permanecer inscritos en la universidad y progresar hacia un GPA aceptable.
Este proceso previamente pesado en papel ha sido revolucionado con Laserfiche. Los estudiantes ahora son informados de su estado de contrato académico por correo electrónico. Una copia del correo electrónico se almacena en la carpeta Laserfiche del alumno. El contrato académico en sí es electrónico. El consejero revisa este contrato con el estudiante en un iPad y el estudiante firma el contrato con su dedo o un lápiz.
Una copia del contrato firmado se envía por correo electrónico al estudiante.
«Creemos que este proceso realmente mejorará la conciencia del estudiante sobre las estipulaciones del contrato y asegurará que tengan acceso a esas estipulaciones durante todo el semestre».
La Facultad de Artes y Ciencias está en proceso de implementar el asesoramiento móvil. Los consejeros ahora podrán reunirse con estudiantes fuera de la oficina, como en un área de reunión del dormitorio, y no tendrán que depender de que los estudiantes vengan a ellos. Laserfiche Mobile otorgará a los consejeros acceso inmediato a los registros del estudiante directamente en sus iPads.
Ventajas de Laserfiche
La implementación de Laserfiche en la Oficina de Servicios Académicos del Colegio de Artes y Ciencias de la Universidad de Oklahoma ha dado los siguientes beneficios.
- La oficina ahorró $ 1,800 al año al eliminar el sistema de administración de archivos de copias impresas de File Trail y al reducir la compra de papel y suministros.
- El estado del contrato académico, el cuadro de honor y otras notificaciones ahora se envían por correo electrónico, ahorrando a la oficina $ 1,080 al año.
- Los asesores y el personal son más eficientes ya que varias personas pueden acceder al mismo registro de estudiante simultáneamente. Los procesos están automatizados para que los correos electrónicos no tengan que escribirse manualmente.
- Los formularios y documentos de los estudiantes ya no se archivan incorrectamente. Un asesor puede ver todos los registros de los estudiantes de un vistazo simplemente abriendo la carpeta del estudiante en Laserfiche.