El condado de Tompkins compró originalmente un sistema de gestión de contenido empresarial Laserfiche para rastrear cajas en el antiguo centro de registros. «Una vez que vimos lo que Laserfiche podía hacer, decidimos escanear las 9,000 cajas en el centro de registros, destruir el papel y eventualmente derribar el edificio, ahorrando $ 5.5 millones en el proceso».
«Acabábamos de terminar un gran sistema de gestión de documentos empresariales para la oficina del secretario del condado (se incorporaron 193 años de registros de tierras y tribunales en 9 años) y sentimos que teníamos el conocimiento, la experiencia, el soporte de TI, la infraestructura de TI y las asociaciones de proveedores. para cambiar este programa, pero necesitábamos un sistema empresarial, así que comenzamos a buscar uno ”, dice Maureen Reynolds, Secretaria Adjunta del Condado de Tompkins County, NY. “Mi CIO había visto una demostración de Laserfiche al entrevistar a proveedores para el software minucioso de la reunión de la Legislatura del Condado. Pensó que funcionaría bien para nuestras necesidades de registros en todo el condado «.
Rentabilidad sobre la Inversión del centro de registros
El Condado estaba en las etapas de planificación de la construcción de un nuevo edificio para albergar los registros a un costo de $ 2.8 millones, o $ 6 millones para la renovación del espacio actual. Un análisis mostró que a un costo de aproximadamente $ 400,000 – $ 500,000 para escaneo, actualizaciones de software y actualizaciones de infraestructura de TI, y el uso de un espacio de almacenamiento existente en otro edificio propiedad del condado para registros de archivo que no podrían ser destruidos, Laserfiche salvaría el condado de Tompkins entre $ 2.3 millones y $ 5.5 millones de dólares.
El condado vio un retorno de la inversión casi de inmediato. Los costos ahorrados solo en el proyecto del Centro de Registros fueron:
- Costos de construcción y renovación de entre USD$ 2.3 millones y USD$ 5.5 millones.
- Costos de servicios públicos para el edificio ineficiente.
- El tiempo del personal dedicado a trabajar en lugar de buscar registros.
- El espacio de oficina fue reclamado por los trabajadores en lugar de archivadores.
- El personal de TI pudo deshacerse de múltiples pequeñas bases de datos y utilizar Laserfiche y el SDK para generar informes.
- Los costos de papel se redujeron enviando correos electrónicos o viendo documentos en lugar de copiarlos o imprimirlos.
Expansión Piloto
Después del proyecto del Centro de Registros, el Condado desplegó proyectos piloto en 16 departamentos adicionales:
- Legislatura – libro de actas anual (1882 a 2007);
- Administración del Condado – contratos, certificados de seguro, pólizas de seguro y presupuestos;
- DA – archivos de casos en el Centro de Registros;
- Carretera e instalaciones : todos los mapas y planos;
- SIG – mapas de impuestos históricos (desde 1966 hasta la actualidad);
- Evaluación – listas de impuestos;
- Finanzas – registros de nómina;
- Departamento de Salud – certificados de nacimiento y defunción y mapas de salud ambiental;
- Compras : ofertas, proyectos de capital y mapas;
- Personal : historial de servicio civil y tarjetas de nómina;
- Secretario del Condado – archivos criminales;
- Departamento de Registros – cajas en el Centro de registros;
- Salud mental : historias de casos inactivos de clientes cerrados;
- Aeropuerto – mapas, planos y archivos de oficina;
- Sheriff – registros civiles cerrados y viejos registros de la cárcel;
- Oficina para el Envejecimiento – registros departamentales.
«La mayoría de estos proyectos piloto de registros no eran registros incluidos en los cuadros del Centro de registros inactivos», dice Reynolds. «Estos fueron problemas serios de administración de registros que encontramos en departamentos individuales que necesitaban atención inmediata».
Nómina de sueldos
Los recursos humanos aprovecharon el flujo de trabajo para enviar automáticamente por correo electrónico la nómina de reenvío diario creada en el software de servicios financieros Lawson ERP existente a los jefes de departamento mientras almacenan simultáneamente los documentos en un repositorio Laserfiche. Laserfiche redujo rápidamente las compras de papel de 30 cajas al año a ocho y eliminó la impresión quincenal de más de 300 páginas.
“Estos documentos solían imprimirse y podían tener más de 300 páginas cada dos semanas, a veces por duplicado / triplicado. ¡Esto ahorra tiempo, dinero y árboles! ”, Dice Reynolds.
Antecedentes penales
El acceso a archivos PDF de alta resolución de antecedentes penales en Laserfiche WebLink, un portal de documentos en línea de autoservicio configurado para búsqueda y recuperación interna pública y segura, salvó a la Oficina del Secretario del Condado de los frecuentes viajes al antiguo edificio de Registros, que se almacena en un edificio antiguo a una cuadra de distancia. El personal ahora recupera instantáneamente los antecedentes penales en WebLink durante los procedimientos judiciales, para que un juez pueda sentarse en el banco y ver los registros en su computadora portátil.
Departamento del sheriff
El departamento del sheriff tenía una sala llena de informes de arrestos que ahora se escanean en Laserfiche. Antes de Laserfiche, el personal tenía que encontrar a la persona en un sistema de índice / tarjeta, obtener el número del informe de arresto y luego sacar el archivo. En Laserfiche, todos los archivos se almacenan por nombre individual, lo que hace que el proceso sea mucho más rápido.
«Pudieron colocar escritorios y otros equipos necesarios en la habitación donde se guardaban los informes», dice Reynolds. «También vamos a comenzar a escanear registros que han almacenado en un garaje de dos bahías, que desde que estaba afuera, no tenían control de clima y acceso muy difícil».
Beneficios inesperados
Según Reynolds, Laserfiche ofreció algunos beneficios inesperados:
- La Edición de Gestión de Registros, Quick Fields, Workflow, Web Access, WebLink y Audit Trail nos permitieron presentar un mejor producto final a nuestros clientes internos y externos.
- OCR y OCR de zona proporcionan un importante ahorro en costos laborales.
- Al escanear mapas de carreteras, los trabajadores del sitio podían ver mapas que estaban almacenados: no tenían que conducir de regreso al almacén, buscar el mapa y luego preguntarse si habían encontrado la versión más nueva.
- El personal de nómina ya no tuvo que buscar entre carpetas durante horas en un edificio de almacenamiento fuera del sitio para obtener información de jubilación, estaba en su escritorio.
- Nos llevó dos días escanear 128 años de libros de procedimientos legislativos. Ahora se pueden buscar por computadora en lugar de a mano.
- Nuestro siguiente paso es abrir un portal web público para que el público pueda buscar registros públicos desde las computadoras de su hogar.
“Comenzamos a usar Laserfiche como una herramienta simple para rastrear cajas, luego lo expandimos para almacenar las imágenes de las 9,000 cajas, implementamos proyectos piloto de administración de registros dentro de los departamentos individuales del condado y estandarizamos todos los programas de implementación de software en el futuro para que sean capaz de interactuar con Laserfiche «, agrega.
«El retorno de la inversión que hemos logrado al implementar Laserfiche ha sido fundamental en este momento de ‘hacer más con menos’. Laserfiche nos ha permitido desechar un proyecto de construcción multimillonario. Además de eso, permite a nuestros empleados utilizar su tiempo de manera más eficiente «.