Grupo de Materias Primas es una empresa fabricante mexicana, fundada en 1955 y especializada en el procesamiento, venta y comercialización de minerales no metálicos para la producción.
Debido al tamaño creciente de la infraestructura y plantas de producción, es necesario que GMP administre un alto volumen de cuentas y facturas de proveedores, al igual que un gran volumen de inventario.
A medida que la empresa y el personal crecían, crecían sus problemas operativos. Uno de los problemas más significativos era la pérdida o retraso de facturas impresas entre las 10 plantas de GMP que se encuentran alrededor de todo el país. Igualmente, el localizar informes financieros era prácticamente imposible, debido a los enormes archivos centrales de la compañía.
Cuentas por pagar en 10 sitios a la vez
Cuentas por pagar era la prioridad de la empresa, por lo que su agenda de automatizaciones de procesos empezó por aquí. El desafío consistía en distribuir adecuadamente el número de facturas a través de todas las plantas, ya que resultaba difícil identificar al gerente y la planta a los que debían canalizarse para su aprobación. Al realizar estos procesos de forma manual, se generaban pagos duplicado, inexactos y/o no autorizados.
Laserfiche empezó a funcionar en la empresa desde junio de 1011 y hoy día, las facturas fluyen de forma no solo ágil, sino también transparente. El Workflow de Laserfiche dirige cada factura hacia la carpeta correspondiente y de manera automática, avisa al gerente que existe una factura que necesita ser aprobada. Cuando esta es liquidada, es guardada en un depósito seguro con metadatos que facilitan su búsqueda, con el propósito de evitar la pérdida o mezcla de documentos entre los datos de las 10 plantas de la compañía.
“Gracias a Laserfiche, el control y la seguridad que tenemos sobre nuestros datos e información nunca habían sido tan robustos”, afirma Gerardo Villarreal, Gerente de Finanzas de GMP. “La mejora que obtuvimos en la búsqueda de documentos nos permite determinar con facilidad si existe un retraso en un pago y dónde sucedió ese retraso”.
Además de cuentas por pagar, se ha mejorado también las facturas y cuentas por pagar pendientes a un depósito compartido. El acceso centralizado a esta información permite a los gerentes tomar decisiones con respecto a pagos desde cualquier planta que supervisen. Laserfiche permitió que desapareciera el problema de los pagos inexactos.
Abriendo una nueva brecha en la realización de auditorías
Antes de la implementación de Laserfiche, el proceso de recopilación de documentos financieros para los procesos de auditoria era ineficaz y consumía mucho tiempo. Los auditores solicitaban alrededor de 80-100 registros a la vez y los empleados demoraban entre 3 o 4 días en los archivos centrales para su localización, lo cual consumía el tiempo del personal y dificultaba la transparencia del proceso frente a los auditores.
Hoy día, los auditores acceden inmediatamente (con el debido permiso personalizado, el cual garantiza que solo ellos vean la información requerida) a Laserfiche. Ahora, en vez de gastar días enteros en encontrar, copiar y distribuir los documentos, los empleados pueden dedicarse a realizar tareas más productivas.
Por otro lado, es importante tener en cuenta la integración de Laserfiche y el programa de contabilidad JD Edwards es lo que realmente agiliza las búsquedas para los auditores. Con esta integración, las facturas se generan y clasifican conforme a su fecha de pago, y Laserfiche se configura de modo que se obtengan copias de las facturas originales y que se clasifiquen de la misma manera. Por ende, los auditores, ven y localizan las facturas a través de los números (fechas o cantidades).
Más administración de fábricas, menos administración de registros
Debido a la naturaleza de la empresa, la supervisión de equipos e inventarios es de suma importancia y por eso GMP se concentra en la agilización de procesos de administración de plantas. Antes de Laserfiche, era difícil obtener la aprobación del supervisor. Las facturas de materias primas tenían que clasificarse en términos de la fecha de pago para luego enviarse por mensajería a la sede corporativa de la compañía para su aprobación. El proceso de colocar pedidos de inventario se llevaba hasta tres días.
Hoy en dí
a, los empleados de las plantas ya no tienen que clasificar las facturas por su fecha de pago y se ha eliminado la necesidad de servicios de mensajería a la oficina corporativa. Laserfiche Workflow envía de manera automática copias electrónicas de las facturas a la oficina corporativa y avisa al personal pertinente que existen facturas pendientes para su revisión. Gracias a Laserfiche, GMP ya no tiene que esperar tres días para colocar pedidos de materiales que son esenciales para el funcionamiento de las fábricas.
Asimismo, la compañía cuenta ahora con la ventaja de un acceso centralizado a los registros de su inventario. Ya no se requieren las engorrosas comunicaciones de ida y vuelta entre una planta y otra para determinar qué materiales son necesarios en cada sitio, lo que agiliza el proceso de toma de decisiones para los gerentes financieros y de las plantas.
Qué depara el futuro
Gracias a las mejoras integrales que produjo Laserfiche en los procesos administrativos de las plantas, de auditoría y de cuentas por pagar, GMP ya está haciendo planes para extender la utilización del software. Si implementamos Laserfiche en otros procesos, creemos que lograremos rendimientos de inversión y mejoras de los procesos aún mayores”, afirmó. “En este momento estamos considerando extender el software para automatizar nuestros procesos administrativos y de cuentas por cobrar”.
Afortunadamente GMP inició este proceso en el año 2011 cuando la factura electrónica era incipiente y opcional, sin embargo, sabían que en algún momento esta se volvería obligatoria y al suceder eso tendrían que administrar una gran cantidad de documentos electrónicos que sin una aplicación que les apoye en la gestión de documentos sería imposible.