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El motor oculto de la productividad: La unión estratégica de BPM y Gestión Documental
En el corazón de toda empresa exitosa, existe un flujo constante de información y una serie de procesos que dictan cómo se utiliza. La Gestión Documental se encarga de organizar, asegurar y dar acceso a su activo más valioso: la información contenida en sus documentos. Por otro lado, la Gestión de Procesos de Negocio (BPM) se enfoca en optimizar y automatizar los flujos de trabajo que utilizan esa información para entregar valor. Vistos por separado son útiles, pero cuando se integran estratégicamente, se convierten en el motor que impulsa la verdadera transformación digital.
Unir la Gestión Documental con el BPM significa convertir sus documentos estáticos (como facturas, contratos o expedientes) en participantes activos y dinámicos dentro de sus operaciones. Cada documento no solo se almacena de forma segura, sino que inicia acciones, viaja automáticamente a la persona correcta para su aprobación y alimenta sus sistemas con datos precisos. Esta sinergia elimina los cuellos de botella, erradica la ineficiencia y crea una organización ágil, inteligente y preparada para el futuro.
Beneficios tangibles de integrar la Gestión Documental y el BPM
Reducción drástica de costos operativos: Elimine gastos de papel, impresión, almacenamiento físico y, lo más importante, reduzca las horas-hombre dedicadas a buscar documentos y realizar tareas manuales repetitivas.
Toma de decisiones más rápida y acertada: Garantice que sus directivos y equipos tengan acceso instantáneo a la información correcta y completa en el momento preciso, eliminando la toma de decisiones basada en datos obsoletos o incompletos.
Seguridad y Cumplimiento Normativo a prueba de fallos: Obtenga una trazabilidad total sobre quién accedió a un documento, qué cambios hizo y cuándo. Simplifique las auditorías y proteja la información sensible con permisos granulares y políticas de retención automáticas.
Incremento radical en la productividad y satisfacción del equipo: Al automatizar las tareas monótonas, libera a su talento humano para que se concentre en actividades estratégicas que realmente aportan valor, aumentando su motivación y eficiencia.
Agilidad para adaptarse y escalar el negocio: Con procesos estandarizados y optimizados, su empresa puede responder rápidamente a los cambios del mercado, lanzar nuevos productos o expandir operaciones sin que el caos administrativo la frene.
Mejora excepcional de la experiencia del cliente: Reduzca los tiempos de respuesta, elimine errores en las entregas y ofrezca un servicio más rápido y consistente. Clientes más felices son clientes más leales.
Lo que dicen los analistas de la industria:
Gartner
Gartner® Nombró a Laserfiche en el 2024 en el cuadrante mágico de Gartner™ para Gestión documental.
Gartner Peer Insights
Laserfiche ha sido reconocido como la Elección de los Clientes en el informe Gartner® Peer Insights™ Voice of the Customer: Content Services Platforms de 2024 por quinto año consecutivo.
Nucleus Research
Las calificaciones más altas en usabilidad y funcionalidad en la Technology Value Matrix for Content Services and Collaboration de Nucleus Research.
G2
Altamente valorado por los clientes, con una calificación promedio de 4.7 estrellas y el puesto #1 en la categoría de Gestión de Documentos en G2
¿Su empresa se enfrenta a estos desafíos a diario?
- Procesos manuales lentos y propensos a errores.
- Documentos importantes perdidos o difíciles de encontrar.
- Poca visibilidad sobre el estado de las aprobaciones y tareas.
- Dificultad para cumplir con normativas y auditorías.
- Equipos frustrados por tareas repetitivas y de bajo valor.
Laserfiche: La solución integral para la eficiencia operativa
Laserfiche es más que un gestor de documentos; es una plataforma de servicios de contenido impulsada por Inteligencia Artificial diseñada para modelar sus procesos de negocio sin necesidad de programación. Centralice, procese y automatice para lograr una productividad sin precedentes.
Una plataforma. Todo lo que su negocio necesita.
Capture y Digitalice:
Convierta facturas, contratos y formularios en datos inteligentes y accesibles. Nuestra IA extrae información clave automáticamente, eliminando el ingreso manual.
Automatice Procesos:
Diseñe flujos de trabajo (workflows) de forma visual. Automatice aprobaciones, enrutamiento de tareas y notificaciones para acelerar cada proceso, desde RRHH hasta finanzas.
Gestione y Asegure:
Cree un repositorio central y seguro para todo su contenido. Controle el acceso, aplique políticas de retención y mantenga un rastro de auditoría completo y a prueba de todo.
Integre sus Sistemas:
Potencie su ecosistema tecnológico. Laserfiche se integra de forma nativa con su ERP (SAP, etc.), CRM (Salesforce, etc.) y cientos de aplicaciones más, unificando sus operaciones.
Optimizado para cada departamento, relevante para cada industria
Agilice la aprobación de facturas electrónicas de sus proveedores pasando de días a minutos. Automatice la conciliación y gane visibilidad total de sus cuentas por pagar integrándose con su ERP actual.
Desde el proceso de selección de empleados, firma de contratos electrónicos hasta la gestión de novedades (vacaciones, cambio de turnos, permisos, certificados laborales, etc.). Mejore la experiencia de su talento y libere a su equipo de RRHH de papeleo.
Gestione el ciclo de vida de los contratos comerciales con terceros y prepárese para auditorías con un solo clic, generando recordatorios y listas de chequeo para cumplimiento de requisitos normativos. Garantice el cumplimiento normativo sin esfuerzo.
Optimice la cadena de suministro, gestione órdenes de compra y entradas de almacén. Refuerce su ecosistema digital para máxima rentabilidad en sus operaciones de comercio exterior.
Ideal para sector público instituciones con grandes volúmenes de operación. Agilice la recepción de solicitudes, la gestión de expedientes y la entrega de servicios críticos a quienes más lo necesitan.
Ideal para Alcaldías, entes gubernamentales, Gobernaciones, Cámaras de Comercio, Empresas de Servicios Públicos.
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Más casos de éxito en Colombia
Cafam
Gestiona las afiliaciones y atención de novedades de los afiliados o interesados en afiliarse (Empresas o Empleadores, Trabajadores Dependientes, Independientes, Pensionados y Facultativos) a través del uso de un sitio web interactivo que permite la gestión bajo un modelo no presencial, cero papel con respuesta inmediata y automática sobre el estado de la solicitud.
Vanti
Automatizó el proceso de Solicitud de Gestión Cartográfica y Red mediante un flujo estructurado para la revisión, gestión y decisión (aprobación, rechazo o anulación) de cada solicitud. Este proceso se desarrolla de forma 100% electrónica, lo que permite una trazabilidad completa, mayor eficiencia operativa y una gestión transparente y oportuna de la información, eliminando completamente el uso de medios físicos.
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indicadores, monitoreo preciso de las inconsistencias y rápida ubicación de los puntos débiles de los procesos, implementación de canales de comunicación, logro de la certificación como OEA (Operador Económico Autorizado) de la DIAN y eficacia en la preservación de información.
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Automatizó el proceso de correspondencia recibida y enviada, eliminando el uso de papel y optimizando los tiempos de gestión. Ahora es posible radicar, clasificar, distribuir y hacer seguimiento a toda la correspondencia de manera ágil, segura y trazable, lo que ha mejorado significativamente la eficiencia operativa y la atención a los usuarios internos y externos.