Con casi 12,000 estudiantes matriculados en 24 escuelas, el Distrito Escolar Conjunto de Bonneville No. 93 (D93) es el quinto distrito escolar más grande en Idaho. Ubicado en los condados de Bingham y Bonneville, el D93 emplea a más de 1.600 personas, de las cuales casi 600 son personal certificado.

D93 tiene 14 escuelas primarias, tres escuelas intermedias y cuatro escuelas secundarias, incluidas dos escuelas secundarias integrales y una escuela secundaria alternativa. D93 también ofrece currículo en línea a través de Bonneville en línea.

Para administrar la gran población estudiantil en las escuelas del distrito, cada año escolar, las secretarias de las escuelas debían procesar grandes cantidades de papeleo para cada estudiante nuevo y egresado. Los padres debían llenar 11 formularios en papel por niño cada año, proceso que tomaba aproximadamente 20-30 minutos por niño solo para ingresar la información en el sistema de información para estudiantes de PowerSchool.

Usando Laserfiche Forms y el flujo de trabajo de Laserfiche, el distrito automatizó todo el proceso de registro de estudiantes, reduciendo el tiempo requerido para completar el proceso en un 96%, de 30 minutos a solo un minuto. Ahora, los padres completan un formulario electrónico de registro de estudiante y la información se envía automáticamente a PowerSchool, lo que ahorra tiempo para los padres y los empleados del distrito escolar.

LASERFICHE FORMS:

Como parte del proceso de registro de estudiantes, los padres o tutores completan un formulario de Registro de estudiantes nuevos en línea a través del sitio web de la escuela.

Según las selecciones de los padres o tutores, los campos pueden aparecer dinámicamente para obtener más información.

Para simplificar la ruta del formulario después de enviarlo se incluye un campo oculto que contiene el nombre de la secretaria escolar correspondiente. Este campo se rellena mediante una búsqueda en la base de datos, teniendo en cuenta el nombre de la escuela en la que se inscribe el estudiante.

Una vez que se envía el formulario, inmediatamente lo recibe secretario especificado en el campo oculto, quién revisa el formulario para asegurarse de que toda la información.

Una vez que la secretaria aprueba el formulario, se guarda en el repositorio de Laserfiche, iniciando el flujo de trabajo «Registro de nuevo estudiante».

Cuando un estudiante se vuelve a registrar el año siguiente, el padre simplemente ingresa el número de identificación del estudiante en el formulario, mientras que el resto de la información se completa automáticamente desde la base de datos de PowerSchool. Es importante tener en cuenta que el padre puede editar cualquier información si ha cambiado con respecto al año anterior.

LASERFICHE WORKFLOW

Una vez que se aprueba el formulario, Laserfiche Workflow llena la base de datos de PowerSchool con la información ingresada en el formulario. Si el registro del estudiante ya existe en PowerSchool, la información que ha cambiado se actualiza. Por otro lado, si el estudiante es nuevo, se crea un registro completamente nuevo.

La información en PowerSchool está contenida en tres tablas diferentes, por lo que se utilizan tres actividades diferentes de actualización de datos. Cada actividad actualiza los datos en una tabla diferente:

  • Estudiantes·
  • Campos de estudiantes·
  • U_Campos de Usuarios de Estudiantes

Si el estudiante habla español, el campo U_Spanish también se actualiza.

Una vez que toda la información se actualiza en PowerSchool, el flujo de trabajo notifica automáticamente a la secretaria del registro exitoso por correo electrónico.

BENEFICIOS DE LASERFICHE:

La automatización del registro de estudiantes con Laserfiche ha dado como resultado los siguientes beneficios para el Distrito Escolar Conjunto de Bonneville:

  • El uso de formularios electrónicos ha reducido el tiempo que tarda una secretaria en procesar la información de un estudiante en un 96 por ciento.
  • El proceso simplificado de reinscripción ahorra un tiempo significativo y aumenta la precisión de la información.
  • La información en PowerSchool está siempre actualizada.
  • El distrito escolar ahorró dinero en papel, ya que todos los formularios están ahora en línea y no es necesario enviar por correo las copias impresas a todos los estudiantes antes de la inscripción del nuevo año.