El Washington Student Achievement Council (WSAC) administra la ayuda financiera para estudiantes de educación superior en el estado de Washington. Entre otros, administra el programa de matrícula de educación garantizada (GET, por sus siglas en inglés), que permite a las familias de Washington ahorrar para los futuros gastos universitarios de sus hijos con una cuenta de matrícula prepaga que garantiza el ritmo de la universidad pública de mayor precio de Washington. Así es como Laserfiche ayuda a WSAC a procesar hasta 1,500 solicitudes de inscripción en papel al año.

Proceso anterior

Las solicitudes recibidas por correo, en persona o de un banco se escanearon en el sistema de gestión de documentos heredado de WSAC y luego se engraparon juntas en un lote con una portada. El lote se pasó al coordinador de registros, quien crearía registros en el Sistema de Información del Estudiante Banner para cada aplicación.

Si hubiera un problema con incluso una aplicación en el lote, como la necesidad de verificar la residencia, todo el lote quedará en espera hasta que se resuelva el problema. En el ejemplo de verificación de residencia, eso podría resultar en un retraso de 60 días.

Proceso actual

Con Laserfiche, las aplicaciones se procesan rápidamente y el papel ya no se pasa por la oficina. El nuevo proceso funciona de la siguiente manera:

  • Las aplicaciones de inscripción se escanean en la carpeta To Be Indexed en Laserfiche directamente después de recibirlas. El empleado de escaneo asigna la plantilla de documento Controlado por SSN y completa los campos Fecha del documento, Tipo de documento y Número de seguro social. Como el solicitante aún no tiene una cuenta configurada en Banner, la plantilla principal, GET General Template, no se puede asignar hasta el final de este proceso.
  • Tan pronto como se guarda la solicitud de inscripción, se invocan dos flujos de trabajo diferentes.
    • El primer flujo de trabajo asigna un valor para el campo Categoría del documento según el Tipo de documento.
    • El segundo flujo de trabajo utiliza el número de seguro social para recuperar el nombre del titular de la cuenta de Banner para completar el campo apropiado.

    Así es como se ve la plantilla después de haber llenado todos los campos:
    wsac1
    Así es como se ve el flujo de trabajo que asigna la categoría de documento:
    wsac2

  • Después de que las aplicaciones de inscripción se indexan correctamente y tienen todos los metadatos necesarios, la aplicación se mueve manualmente a la carpeta GET Auto File. Algunas de las aplicaciones requieren que el empleado de escaneo realice acciones adicionales, como agregar anotaciones o enlaces a documentos complementarios como parte del proceso de indexación.
  • Esta acción invoca el flujo de trabajo de administración de registros, que archiva la aplicación original en la categoría de documento apropiada dentro de la carpeta GET Program Records. Las carpetas dentro de los Registros del programa GET reflejan el cronograma de retención de 50 años para nuestros documentos en papel.
    Así es como se ven las carpetas de registros:
    wsac3
  • El flujo de trabajo de administración de registros invoca el flujo de trabajo de inscripción, que crea un acceso directo a la aplicación original en la carpeta Aplicaciones.
    wsac4
  • El coordinador de registros configura la nueva cuenta en Banner e ingresa el número de cuenta en el campo Número de cuenta relacionado. También asigna una etiqueta aplicable relacionada con el método de pago: ACH o crédito. Una vez hecho todo, cambia el valor del campo Estado del documento a Completo.
  • Las solicitudes etiquetadas como ACH o crédito se envían al departamento de finanzas para su procesamiento adicional.
  • Finalmente, la plantilla del documento se cambia a la Plantilla general GET con todos los metadatos apropiados, incluido el Número de cuenta, completado. Así es como se ve esta plantilla completa:
    wsac5
    Así es como se ve todo el flujo de trabajo de inscripción:

    wsac6

Beneficios de Laserfiche

La automatización del proceso de inscripción GET con Laserfiche dio como resultado los siguientes beneficios para WSAC:

  • La información del estudiante ahora es completamente segura ya que las aplicaciones se almacenan en Laserfiche y no en montones en los escritorios de los empleados.
  • Una aplicación ya no se retiene solo porque otra aplicación en el lote tuvo un problema.
  • El servicio al cliente ha mejorado. Un solicitante puede obtener el estado de la aplicación directamente por teléfono porque la información almacenada en Laserfiche está disponible de manera instantánea y fácil para los empleados autorizados.