Para el Banco Old Line, representó un gran desafío pasar de ser un banco de $6 millones con 9 empleados, a ser un banco de $1.2 billones con múltiples adquisiciones y más de 250 empleados.
“Todos los bancos que compramos tenían diferentes formas de gestionar sus documentos. Algunos utilizaban carpetas de papel, mientras otros tenían implementado algún software”, comenta Patsy Brizard, asistente de Vicepresidencia. “Como consecuencia, perdíamos mucho tiempo llamando a otras sucursales para encontrar cierta información”.
Contar con estos problemas de gestión documental era una gran debilidad para la operación del banco y para el servicio al cliente. Las aplicaciones para las nuevas cuentas debían ser enviadas por correo electrónico o vía fax desde las sucursales hasta la oficina matriz, provocando la perdida de documentos y de tiempo.
“Nosotros queríamos centralizar el sistema para alojar toda la información”, argumenta Brizard. “Necesitábamos algo que fuera totalmente funcional en todos los departamentos y ubicaciones”.
“Nosotros escogimos Laserfiche por su flexibilidad”, dice Brizard. “Nos gustó que el sistema podía ser usado por todos nuestros empleados. El mismo software podía ser personalizado para cada departamento de acuerdo con sus necesidades”.
Solicitud de préstamos y trámites de aprobación.
Nuestro objetivo principal era optimizar los procesos de Solicitudes de Prestamos o el Abrir una Nueva Cuenta.
Con Laserfiche, el banco Old Line automatiza el procesamiento de documentos de nuevas cuentas y préstamos:
- El cliente diligencia y envía la documentación para la nueva cuenta, la cual incluye tarjetas de firma, solicitudes de tarjetas d crédito y formularios de inscripción de banca en línea.
- Un banquero personal que escanea los documentos en Laserfiche.
- Un especialista en datos del cliente ingresa los metadatos importantes en Laserfiche. Como, por ejemplo: Nombre, número de cuenta e identificación fiscal.
- Laserfiche envía automáticamente los documentos al departamento correspondiente para su revisión y aprobación.
- El departamento marca el documento como aprobado, rechazado o aún en proceso, y el cliente recibe automáticamente una notificación de la decisión.
Este proceso ahorra tiempo en tareas administrativas y permite el acceso inmediato a documentos desde cualquiera de las 23 sucursales del banco. Por ejemplo, si un cliente cuestiona un cheque, la tarjeta de firma puede ser encontrada rápidamente en Laserfiche, para así extraer una copia instantánea y proceder a su verificación.
El banco Old Lines espera expandir sus resultados con Laserfiche- y el primer punto en la agenda es satisfacer la demanda de los empleados por el software.
«Cada departamento quiere Laserfiche», añade. «Todos tienen diferentes ideas sobre lo que quieren hacer con Laserfiche».
Además de apoyar la expansión de Laserfiche en su propia organización, Brizard ha sido un defensor de la expansión de Laserfiche en su estado natal.
«He estado corriendo la voz sobre Laserfiche», dice Brizard. “Nos gustaría que la mayoría de los bancos financieros de Maryland cuenten con Laserfiche para poder comenzar un grupo de usuarios de Laserfiche e intercambiar ideas sobre el software. No podemos esperar para patrocinar la primera reunión «.