Ubicada en Ontario, Canadá, la Escuela Algonquin de Artes Aplicadas y Tecnología se estableció en 1967. El Colegio ha experimentado un crecimiento significativo desde su creación, con casi 20,000 estudiantes a tiempo completo y 35,000 inscripciones en su programa de educación continua.

Para apoyar a la población estudiantil, la Oficina de Registro recibe aproximadamente 2,500 solicitudes de transcripción por término. La afluencia resultante de papel ocupó mucho espacio, llenando archivadores. Dado que las transcripciones deben mantenerse en el archivo por tiempo indefinido, el papel no se pudo reutilizar. Con el tiempo, los documentos se decoloraron y deshilacharon. Además, los formularios en papel se acumularían en los escritorios de los empleados, lo que provocaría demoras en el procesamiento.

La Oficina de registro inmediatamente comenzó a utilizar Laserfiche para mejorar el proceso de transferencia de crédito (solicitud de exención). Con los formularios en papel, los estudiantes se enfrentaban a un largo tiempo de espera para obtener la aprobación o el rechazo de sus solicitudes, ya que los formularios en papel se enviaban físicamente a varias personas para su aprobación. Dentro de las cuatro semanas posteriores al lanzamiento del proceso automatizado, la Oficina de Registro logró un tiempo de espera de solo 1 a 2 semanas. Anteriormente el 90% de las solicitudes de exención presentadas por los estudiantes, tardaban de 4 a 6 semanas.

“Esta iniciativa fue acogida por los estudiantes desde el principio. Les ha dado tiempo para que puedan concentrarse en sus estudios. Además, estamos utilizando la tecnología que los estudiantes utilizan a diario: quieren hacer todo en línea y este proceso les ha dado exactamente eso», dijo Marie Theriault, Gerente de Programación y Soporte del Sistema en la Oficina de Registro de Algonquin College.

Así es cómo Algonquin College usó Laserfiche para reducir el tiempo para completar las solicitudes de exención en un 83%.

Proceso de solicitud de exención

En el pasado, los estudiantes tendrían que esperar en la fila para solicitar exenciones de transferencia de crédito, llevando consigo todos sus documentos físicos. Las líneas serían muy largas, especialmente al comienzo de cada término. Este fue un proceso que requirió mucho tiempo para los estudiantes y creó una gran cantidad de papeles sucios para los administradores. Además, los estudiantes podrían solicitar exenciones múltiples al mismo tiempo, lo que provocaría largas demoras ya que los estudiantes tenían que esperar a que se procesaran todas sus exenciones antes de recibir una respuesta.

Ahora, los estudiantes pueden solicitar exenciones de transferencia de crédito en línea a través del portal para estudiantes. Completan un formulario electrónico y cargan documentos de respaldo como transcripciones y esquemas de los cursos. Los estudiantes completan un formulario separado para cada solicitud de exención, para que no tengan que esperar a que todas las exenciones se procesen a la vez.

Una vez que el alumno haya enviado la solicitud, se guarda en el repositorio de Laserfiche y en el workflow (Flujo de trabajo) de Laserfiche:

  • Envía automáticamente dos correos electrónicos:
    • Uno al estudiante indicando que la solicitud ha sido recibida.
    • Uno a la Oficina de Registro (RO) que indica que se debe procesar una nueva solicitud de exención
  • Enlaza los documentos complementarios al formulario.
  • Cambia el nombre de la carpeta de acuerdo con la convención de nomenclatura estándar de la Universidad.

Desde aquí, el departamento de Registro puede procesar la solicitud internamente o enviarla al departamento académico correspondiente para su aprobación. Si se necesita la aprobación de un departamento académico, un miembro del departamento de Registro selecciona al coordinador apropiado de una lista desplegable en los metadatos del documento. Laserfiche Workflow envía automáticamente un correo electrónico a esta persona, permitiéndole revisar el documento.

Cuando el coordinador aprueba o rechaza la solicitud, se envía automáticamente al jefe del departamento para su revisión final.

Una vez aprobada, el workflow envía un correo electrónico a la Oficina de Registro para indicar que la solicitud está lista para el procesamiento final. Un empleado en la Oficina de Registro ingresa la solicitud en el Sistema Estudiantil Génesis (Perteneciente a la Universidad) y marca el documento como «Ingresado en Génesis».

Esta acción hace que Laserfiche Workflow envíe un correo electrónico final al estudiante para notificarles la aprobación o el rechazo de la exención. El motivo de negación se incluye en el correo electrónico enviado al estudiante. Al mismo tiempo, Workflow envía un correo electrónico al miembro apropiado de la RO, indicando que la exención externa debe agregarse a la base de datos de exenciones. La solicitud se mueve fuera del directorio de exenciones a la sección de directorio de estudiantes del repositorio de Laserfiche.

Proceso de solicitud de documentos

Actualmente, las transcripciones se escanean en Laserfiche con Laserfiche Quick Fields, lo que permite que la información se agregue automáticamente al documento como metadatos. Estos metadatos se utilizan para enrutar y procesar el documento utilizando el flujo de trabajo de Laserfiche.

PORTAL DE ESTUDIANTES DE ALGONQUIN COLLEGE

En lugar de buscar manualmente en los archivadores documentos, los empleados de la universidad pueden realizar una búsqueda de texto simple para el documento apropiado, ahorrando tiempo. El proceso sin papel ha simplificado el proceso de solicitud de documentos, haciéndolo más rápido y más fácil que nunca.

Beneficios de Laserfiche

Algonquin College ha experimentado los siguientes beneficios desde la implementación de Laserfiche:

  • El espacio utilizado anteriormente para el almacenamiento de archivos se ha reutilizado como espacio de oficina
  • El proceso de solicitud de transferencia de crédito se puede completar en menos de la mitad del tiempo requerido anteriormente
  • Los estudiantes pueden solicitar documentos tales como transcripciones en cualquier momento sin necesidad de acudir a la Oficina de Registro.
  • Los documentos pueden ser fácilmente recuperados y conservados indefinidamente

“Medimos el éxito de esta iniciativa por la velocidad que obtuvimos en nuestro proceso de exención. El impacto en el negocio es enorme «, dijo Theriault.

«Este proyecto nos ha hecho más eficientes, más competitivos y nos ha abierto la puerta a muchas ideas nuevas».