Franklin County se encuentra ubicado en centro sur de Pennsylvania, en la mitad de Philadelphia y Pittsburg. El límite de este condado es también el límite entre Pennsylvania y Maryland, también conocido como la Línea Mason-Dixon.

El condado de Frankilin abarca un área aproximada de 754 millas cuadradas y cuenta con una población estimada de 140,000 y 500 empleados.

Este condado implementó Laserfiche en el 2001. Actualmente, cuenta con 214 formatos electrónicos diferentes. Algunos de sus procesos han sido automatizados gracias a los formularios de Laserfiche son:

  • Salud de empleados y registros de eventos.
  • Contacto de registro de Asuntos Veteranos.
  • Registro de eventos comunitarios.
  • Registro de delincuentes en la oficina de libertad condicional.

A continuación, esta es la forma en como el condado de Franklin ha automatizado el proceso de registro de delincuentes bajo libertad condicional, a través de los formularios de Laserfiche.


Registro de Delincuente Adulto, bajo Libertad Condicional

Los delincuentes bajo libertad condicional deben reportarse constantemente con un agente el cual le es asignado. Para esto, debe existir un registro de las reuniones, con el fin de verificar que el individuo no haya violado los términos de su libertad condicional.

Antes de que este proceso fuera automatizado con Formularios Laserfiche, todos los ofensores firmaban sobre una hoja de papel, para que luego la recepcionista, manualmente, diligenciara la información en una base de datos para realizar los debidos seguimientos e informes. Hoy día, los ofensores completan un formato simple en el vestíbulo del agente asignado, mediante una tableta o un computador. El formulario, incluye el despliegue de una lista de todos los agentes de libertad condicional y el ofensor selecciona el agente con el que está a punto de reunirse.

Una vez el formato es enviado, la recepcionista es instantáneamente notificada vía correo electrónico, quién debe verificar que el individuo haya seleccionado el agente en servicio. Si el agente no se encuentra disponible, la recepcionista deberá asignar otro agente como alternativa y respaldo del otro.

Inmediatamente que el agente sea asignado, es notificado por mesaje de texto o por correo electrónico (dependiendo de la preferencia de este), en el cual se especifica el nombre del individuo que espera ser atendido.

¿Qué está pasando en el Back End?

Todo este proceso es creado a través del flujo de trabajo y formularios de Laserfiche.

Tan pronto como el formulario inicial sea enviando, los flujos de trabajo de Laserfiche, envían un correo electrónico a la recepcionista con el nombre del ofensor que se encuentra esperando en el vestíbulo. Este email, es enviado a un grupo de direcciones electrónicas, que puede acceder cualquier persona que se encuentre en este puesto de trabajo.

Una copia de este formulario es guardada en Laserfiche y otro flujo de trabajo ingresa la información clave en una base de datos, la cual permite realizar procesos de seguimiento y reportes. Esta entrada es después eliminada del repositorio.

Beneficios de Laserfiche

La automatización en el registro de los individuos en libertad condicional ha traído consigo beneficios para el condado, entre ellos:

  • Proceso limpio de papel, de inicio a fin.
  • Toda la información es automáticamente registrada en la base de datos, facilitando así la generación de reportes.
  • Un proceso eficiente de registro, debido a la automatización de tareas manuales.