En el Distrito Escolar Independiente de Edgewood (EISD), los maestros, el personal y los administradores estaban acostumbrados a completar un formulario en papel para cualquier cosa, desde solicitar tiempo libre hasta solicitar fondos para una fiesta de pizza en el aula. Así es como EISD eliminó más de 200 tipos diferentes de formularios en papel e hizo que los procesos de aprobación fueran más eficientes con Laserfiche Forms.
Laserfiche Forms tiene más de 200 usos en EISD
Laserfiche Forms se usa en todo el distrito. Aquí hay algunas formas diferentes en que EISD usa Laserfiche Forms:
- Los administradores usan Laserfiche Forms para solicitar nuevos proyectos de construcción.
- Los oficiales de seguridad utilizan los formularios Laserfiche para las solicitudes de autorización de códigos de alarma.
- El departamento de policía de EISD utiliza formularios Laserfiche para informar a los estudiantes que faltan sin permiso.
- El personal del evento deportivo completa sus hojas de tiempo en los formularios Laserfiche en el sitio durante los eventos deportivos y los envía a través de sus iPads.
- Los maestros usan los formularios de Laserfiche para solicitar fondos para fiestas de pizza.
- Los nuevos empleados usan Laserfiche Forms para inscribirse en los beneficios.
- Los empleados presentan sus solicitudes de renuncia o jubilación con Laserfiche Forms.
- El departamento de recursos humanos utiliza Laserfiche Forms para solicitar nuevos puestos.
- El personal utiliza los formularios Laserfiche para enviar y aprobar acuerdos de viaje.
Aquí hay un ejemplo de un formulario que se utiliza para solicitar nuevos puestos:
Formularios de Laserfiche como parte de un proceso comercial
Varios formularios utilizados en EISD deben pasar por un proceso de aprobación. Los directores, directores, académicos y oficiales de negocios / operaciones están involucrados en estas aprobaciones y tienen derechos administrativos para acceder a las tareas que se les asignan.
Algunos de los procesos de revisión / aprobación requieren firmas de aprobación. Para cada sección que requiere una firma, EISD ha incorporado una línea de pedido en la que el remitente debe ingresar los últimos cuatro dígitos de su número de seguro social como reemplazo de la firma física.
Una vez que se ha enviado un formulario, Laserfiche Workflow aplica una firma digital correspondiente al nombre del aprobador. Agregamos certificados de firma para cada director, director, oficial académico y oficial de operaciones.
Ejemplo: recursos humanos
Cada formulario utilizado por el departamento de recursos humanos es parte de un proceso comercial más amplio. Aquí hay un ejemplo del formulario Paquete de procesamiento de recursos humanos que inicia el proceso de incorporación de nuevos empleados.
Una vez que el empleado ha enviado el formulario, se envía automáticamente a un especialista en recursos humanos para su revisión y aprobación. El especialista en recursos humanos realiza los cambios necesarios antes de aprobar y enviar el formulario. Esta acción activa el flujo de trabajo de Laserfiche.
El flujo de trabajo de Laserfiche completa el formulario PDF de procesamiento de recursos humanos EISD estándar con los datos extraídos de los formularios de Laserfiche y los almacena en una nueva carpeta en Laserfiche.
Así es como se ve este flujo de trabajo:
No todo el papeleo que debe completar un nuevo empleado puede ser electrónico. Un ejemplo de esto son ciertas formas de impuestos. El empleado llena y firma los formularios de impuestos a mano. Un especialista en recursos humanos los escanea directamente en Laserfiche. Luego selecciona el tipo de formulario de un campo en la plantilla que enruta los formularios de impuestos a la carpeta del empleado en Laserfiche.
Consejos para usar Laserfiche Forms
Aquí hay algunas sugerencias para ayudar con la migración de formularios en papel a Laserfiche Forms:
- Consolide varios formularios en papel en un formulario Laserfiche utilizando las reglas para hacer que ciertas secciones aparezcan solo si se cumplen determinados criterios.
- Simplifique la finalización de formularios mediante búsquedas de database . Solicite al usuario que ingrese su ID y configure el sistema para completar otra información, como el nombre y el cargo, directamente desde la base de datos. Esto puede reducir los errores de entrada de datos y agilizar el llenado de formularios. Por ejemplo, cualquier formulario que complete un empleado de EISD completa el nombre del empleado y otra información de identificación basada en el número de empleado ingresado.
Beneficios de las formas Laserfiche
La migración de todos los formularios en papel del distrito a Laserfiche Forms y Laserfiche Workflow ha dado como resultado los siguientes beneficios para EISD:
- Los remitentes de formularios pueden ver en qué parte del proceso de revisión / aprobación se encuentra su formulario en todo momento.
- Los revisores y aprobadores son notificados por correo electrónico de las tareas pendientes para que puedan actuar sobre ellas de inmediato.
- Todo se almacena en una ubicación central y cualquier persona con los permisos adecuados puede acceder a él.
- Los usuarios pueden completar y enviar formularios fácilmente desde un dispositivo móvil cuando están fuera de la oficina o del aula.