El Hospital quirúrgico de Fresno es un hospital de 27 camas, ubicado en Fresno. El hospital se enorgullece de servir alrededor de 18.000 pacientes anualmente en un ambiente cómodo, similar al de un hotel.

El departamento de Cuentas por Pagar procesa aproximadamente 1.500 facturas por mes. Antes de Laserfiche, las facturas eran procesadas manualmente y las cantidades de papeles eran intensas. Las facturas eran recibidas vía correo electrónico y posteriormente organizadas por un empleado en carpetas.

El empleado correspondiente al área de Cuentas por Pagar iba de las oficinas administrativas al hospital y distribuía las facturas a los empleados correspondientes. Una vez los directivos recibían y aprobaban las facturas, el empleado regresaba a las oficinas administrativas, para así verificar la aprobación y calidad de las facturas y proceder con la respectiva codificación. Posteriormente, las facturas eran ingresadas manualmente al sistema de cuentas por pagar de Meditech.

Finalmente, el empleado archivaba cada factura en una cuenta especial para esperar pago. Una vez el pago era realizado, el empleado adjuntaba la copia del cheque a la factura y archivaba nuevamente los documentos en la carpeta correspondiente al proveedor. Regularmente, este proceso manual necesitaba que las facturas fueran analizadas y archivadas a largo plazo. Anualmente, el hospital ocupaba de 4 a 6 archivadores de 4 pies de ancho destinados exclusivamente a facturas y sus documentos asociados.

Este proceso ha sido rediseñado completamente con la ayuda del flujo de trabajo de Laserfiche, con el Módulo Import Agent, con la integración con el software de captura de imágenes Ancora y Meditech. Hoy en día, este proceso ha sido mejorado y completamente libre de papel.

El reciente crecimiento del hospital ha generado un crecimiento del 33% de facturas recibidas. Aunque el crecimiento ha sido substancial, la automatización ha permitido la eficiencia, logrando mantener el mismo nivel de empleados (ahorrándose alrededor de USD$50.000 al año).

Facturas sin Órdenes de Compra

Hoy día, las facturas entrantes son escaneadas en una unidad de red, donde Ancora utiliza plantillas predefinidas y especificas del proveedor para extraer la información pertinente: logo del proveedor, número de factura, valor de la factura, peso, impuestos sobre la venta, etc. De la información extraída, Ancara busca el numero apropiado del proveedor en la base de datos de Meditech, adjunta esta información en el archivo, crea un archivo por lotes y deposita los documentos en la unidad de red.

Import Agent guía las facturas y el archivo por lotes hacia una carpeta en el repositorio de Laserfiche.

El flujo de trabajo de Laserfiche extrae la información del archivo por lotes y la añade en las facturas como metadatos. Posteriormente, el flujo de trabajo mueve las facturas a la carpeta de Codificación.

90% de las facturas entrantes cuentan con un historial de codificación y flujos de trabajo de aprobación gerencial. El flujo de trabajo de Laserfiche usa el número del proveedor para llevar a cabo una búsqueda en la base de datos y así asignar una codificación anticipada. Adicionalmente, el flujo de trabajo añade la información de la codificación en un cuadro de texto amarillo en la parte superior del documento y el gerente y al administrador de aprobación en los metadatos.

El empleado del área de Cuentas por Pagar revisa las facturas en la carpeta de Codificación y modifica la codificación. Una vez es aceptada, el flujo de trabajo construye un archivo plano con los detalles de la factura que se cargarán en Meditech.

Cada administrador tiene su propia carpeta en Laserfiche debajo de la Carpeta de Aprobación principal. Una vez la factura es codificada, el flujo de trabajo guía esta factura al administrador correspondiente para su revisión y aceptación, donde puede ser aceptada o rechazada. En caso de que la factura sea aceptada, es guiada a la Carpeta de Pagos Pendientes para esperar por el respectivo pago. Por otro lado, las facturas que sean negadas son revisadas por el contador para llevar a cabo los pasos de remediación.

Cuando el pago es emitido, el flujo de trabajo recupera la información de Meditech y diligencia los metadatos con el número y fecha del cheque. Posteriormente, el flujo de trabajo guía la factura a la Carpeta de Facturas Pagadas, donde es archivada por fecha de pago.

Facturas Asociadas a Órdenes de Compra

Las facturas asimiladas a órdenes de compra siguen un camino parecido a las facturas no asociadas a órdenes de compra. En este caso, Ancora utiliza plantillas predefinidas para capturar el nombre del proveedor, fecha de la factura, valor total y otro tipo de información pertinente, pero, en adición Ancora captura de la factura detalles como numero de catálogo, cantidad, valor unitario y valor total. Posteriormente, el flujo de trabajo asocia estos detalles con la información de Meditech y desarrolla un archivo HL7, el cual, a su vez, carga la información al módulo de administración de materiales / cuentas por pagar de Meditech para su posterior procesamiento.

Las facturas que coinciden con una orden de compra no necesitan ir por la misma ruta de aprobación que las otras facturas. Después de la codificación, la factura se dirige directamente a una carpeta para esperar el pago correspondiente.

Todas las facturas y órdenes de compra pueden ser visualizadas directamente desde Meditech a través de una integración con el Módulo Connector de Laserfiche.

Beneficios de Laserfiche:

Automatizar el proceso de facturas entrantes con Laserfiche ha producido los siguientes beneficios para el Hospital quirúrgico de Fresno:

  • Aun cuando el número de facturas ha aumentado en un 33%, el hospital no tiene la necesidad de utilizar recursos adicionales dentro del proceso, produciendo ahorros por al menos USD$55.000 por año.
  • Las facturas con aprobadas por los administradores rápidamente, ya que ellos reciben diariamente una notificación vía correo electrónico hasta que la factura sea aprobada. Si la factura no es aprobada dentro de una semana, el interventor es notificado.
  • La facilidad y velocidad de la información recuperada de Laserfiche ha hecho del análisis de gastos, un proceso más sencillo. La información disponible es visualizada rápidamente en pantalla y ahorra miles de dólares de capital humano