Con una población de 26,000 habitantes, la ciudad de Mount Pearl en Terranova y Labrador, Canadá, genera muchos registros. Anteriormente, los registros se almacenaban en carpetas de archivos físicos o en unidades compartidas de red. Así es como la ciudad automatizó la administración de registros con Laserfiche Records Management Edition (RME).

Crear un plan

Lo primero que hicimos fue crear un plan de clasificación de archivos funcional. Decidimos que la estructura de carpetas existente en la unidad de red compartida no era eficiente ya que tenía más de cinco niveles de carpeta diferentes, las carpetas se creaban ad-hoc y no había coherencia en las convenciones de nomenclatura. Entrevistamos a personas clave en cada departamento y encontramos una manera de consolidar carpetas basadas en esas entrevistas y análisis de procesos de negocios.

Además de la estructura de carpetas, tuvimos que elaborar los cronogramas de retención de registros. Dado que los requisitos de mantenimiento de registros no siempre están cubiertos por las leyes canadienses, la retención restante se obtuvo entrevistando a los usuarios sobre sus necesidades y analizando el entorno externo.

Como parte del plan de clasificación funcional de archivos y los cronogramas de retención, también era necesario identificar registros vitales y de archivo, y desarrollar estándares internos de metadatos y convenciones de nombres de archivos.

Configurar la retención en Laserfiche

Utilizamos la utilidad de series de registros para importar las series de registros y los cronogramas de retención en Laserfiche RME. Todo lo que teníamos que hacer era transformar el plan de clasificación funcional de archivos que incluye los cronogramas de retención de registros en una hoja de cálculo y cargarlo con la utilidad.

Así es como se ven las series de registros finalizadas:

 

Como regla general, asignamos reglas de retención y disposición a los niveles de clasificación más altos. Sin embargo, cuando no era práctico asignar retención a nivel de serie de registros (es decir, archivos de casos), asociamos la retención por tipo de documento.

Seguridad

La ciudad estableció el control sobre los niveles superiores de la clasificación al restringir los privilegios de los usuarios para crear series de registros y carpetas en los niveles superiores de la jerarquía.

Estandarizar

Otro aspecto de la automatización de la gestión de registros es la estandarización de las convenciones de nomenclatura de las series y registros de registros.

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Para ciertos registros (p. Ej., Elementos de correspondencia, dibujos de ingeniería y archivos de competencia laboral) utilizamos Laserfiche Workflow para asegurarnos de que se cumpliera la convención de nomenclatura.

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Beneficios de Laserfiche RME

La administración automática de registros dio como resultado los siguientes beneficios para la Ciudad de Mount Pearl:

  • La búsqueda de gestión de registros en Laserfiche hace que sea muy fácil identificar los registros que se deben eliminar. Antes de Laserfiche, cuando los registros se almacenaban en la unidad de red compartida, una búsqueda manual de carpetas / documentos solía llevar entre 30 y 40 minutos. Ahora podemos buscar en todo el repositorio de Laserfiche en varios segundos.
  • Los costos anuales asociados con el almacenamiento de registros se han reducido en un 50%.
  • Dado que Laserfiche se utiliza como un repositorio único para los registros oficiales de la ciudad, la información que solía estar ubicada en sistemas dispares ahora se puede compartir en toda la organización. Los empleados de la ciudad no tienen que solicitar permiso para acceder a las computadoras o unidades personales de diferentes empleados, ya que todo está disponible en una ubicación centralizada.
  • El estricto control de seguridad y acceso de Laserfiche, la amplia gestión de metadatos y las capacidades de auditoría garantizan la autenticidad, fiabilidad e integridad de los registros.
  • Los procesos de mantenimiento de registros se han estandarizado en toda la organización.