Infinity Financial Services ofrece servicios personalizados de gestión de patrimonio y planes de jubilación. Abrir y administrar cuentas requiere rellenar muchos formularios y documentos diferentes, y los empleados revisan alrededor de 15 documentos diferentes por día. Laserfiche ha facilitado mucho el procesamiento de estos documentos.

Captura de documentos

Todos los documentos o formularios se importan a la carpeta de Document Services en Laserfiche tan pronto como Infinity los recibe:

  • Los documentos enviados por correo electrónico o fax se importan automáticamente
  • Los correos son escaneados

Los representantes de servicio al cliente supervisan la carpeta de Servicios de documentos y verifican la finalización de cada documento nuevo.

El representante de servicio al cliente puede enrutar el documento a un gerente o supervisor de sucursal, seleccionando el nombre del empleado del campo desplegable «Reenviar a» en la plantilla. El representante de servicio al cliente también puede establecer un intervalo de recordatorio utilizando el campo «Establecer recordatorio». Una vez que se realizan las selecciones, Laserfiche Workflow realiza el enrrutamiento y la notificación.

Los gerentes o supervisores de sucursales aprueban un documento completando el campo «Fecha de aprobación» y utilizando un sello personalizado como firma electrónica. El flujo de trabajo de Laserfiche enrruta el documento a la carpeta apropiada en Laserfiche para el almacenamiento según el tipo de documento.

Todos los documentos relacionados con varias cuentas se almacenan en el repositorio según el tipo de documento

Buscar

Si un representante de servicio al cliente, gerente de sucursal o supervisor desea encontrar todos los documentos relacionados con un cliente en particular, realiza una búsqueda de plantilla utilizando el nombre o número de cuenta del cliente en Laserfiche.

Beneficios de Laserfiche

La implementación de Laserfiche en Infinity Financial resultó en los siguientes beneficios:

  • El almacenamiento de todos los documentos de los clientes en Laserfiche permite que Infinity cumpla con las regulaciones de FINRA al proporcionar revisiones con fecha y hora para las auditorías de FINRA.
  • Para fines de auditoría interna, es fácil ver exactamente cuándo se envió un documento y quién lo revisó o aprobó durante su ciclo de vida.
  • Todos los documentos entrantes se revisan y aprueban de manera mucho más oportuna. Si un documento está en buen estado, puede procesarse dentro de las 24 horas, a diferencia de unos días antes.