Kids Clinic ofrece consultas, evaluaciones y tratamientos integrales para niños con problemas de desarrollo, comportamiento y psiquiátricos desde el nacimiento hasta la edad adulta. Desde la derivación hasta la carta de consulta final, el proceso típico de atención al paciente abarca meses e involucra una serie de consultas y pruebas. Así es como Kids Clinic pudo automatizar todo el proceso con Laserfiche.

Referencia del paciente

Las referencias a la clínica se reciben por fax. La clínica utiliza un fax virtual para que todos los faxes entrantes se almacenen automáticamente en el servidor. La recepcionista carga las referencias del servidor a la carpeta «Para programar» en Laserfiche. El Administrador de programación crea el registro del paciente en el sistema Jonoke EMR de la clínica y programa la primera cita del paciente. Cuando termina, actualiza el estado de la referencia a «Confirmación pendiente» y completa el campo ID de Jonoke. Dado que todos los pacientes deben confirmar la cita, una vez que lo hacen, el Administrador de programación actualiza el estado a «Cita inicial pendiente».

La información del paciente se exporta desde Jonoke regularmente y se almacena en una carpeta de red. A partir de ahí, se carga en una base de datos SQL a intervalos regulares. Un flujo de trabajo de Laserfiche realiza una búsqueda en esta base de datos SQL basada en la ID de Jonoke para completar los campos de metadatos restantes.

Visita inicial

Durante la visita inicial del paciente, la recepcionista se asegura de que el formulario de políticas y procedimientos esté firmado (una vez por paciente) y lo marca como firmado en Laserfiche. Luego asigna el archivo del paciente a un psicometrista cambiando el valor del campo Asignee.kids_clinic1

Laserfiche Workflow crea un acceso directo al archivo del paciente en la carpeta personal del médico en Laserfiche. Así es como se ve este Workflow:

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El psicometrista completa el cuestionario de admisión en Laserfiche Forms. Cuando se proporciona la ID de Jonoke, se rellenan previamente varios campos.kids_clinic3

JavaScript se utiliza para calcular automáticamente la edad en función de la fecha de nacimiento ingresada.

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Después de ver al psicometrista, el paciente es asignado a un médico. El médico puede ver los registros del paciente desde su iPad con Laserfiche Mobile durante la visita.

El médico también puede completar un formulario de asesoramiento en Laserfiche Forms.

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Gran parte de la información se rellena previamente desde la base de datos basada en la ID de Jonoke. Cierta información, como el IMC del paciente, se calcula automáticamente con JavaScript en función del contenido de los campos de altura y peso.

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Una vez que se envía el formulario, Laserfiche Workflow lo recoge y lo dirige a la carpeta del paciente en Laserfiche.

Al final de la visita, el médico puede ordenar pruebas, proporcionar cuestionarios adicionales o proporcionar comentarios. Actualiza el estado del archivo en consecuencia. También asigna el archivo a la siguiente persona responsable (como otro médico, un psicometrista, etc.) usando el campo Asignado.

El flujo de trabajo de Laserfiche elimina los accesos directos existentes y crea nuevos accesos directos en la carpeta de inicio del cesionario y en la carpeta correspondiente al siguiente paso en el flujo de trabajo.

Visitas posteriores

El nuevo cesionario realiza las tareas asignadas (realiza y califica las pruebas, envía cartas para la transcripción, etc.) y actualiza el estado y el campo del cesionario cuando se completan. Las tareas asignadas pueden intercambiarse entre el médico y otro personal clínico varias veces y de manera ad hoc.

El flujo de trabajo está diseñado para acomodar este intercambio al no restringir la secuencia de etapas. Además, hay un campo de historial que rastrea cada etapa por la que pasa el archivo del paciente, junto con el nombre del usuario que cambió el estado y la fecha / hora del cambio.

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Nuevo papeleo

Cada vez que se escanea la documentación del paciente nuevo en Laserfiche, el operador del escáner llena el campo ID de Jonoke. Laserfiche Workflow realiza una búsqueda en la base de datos de pacientes para completar los metadatos restantes.

El nuevo documento se enruta a la carpeta del paciente. Si falta la ID del paciente, el documento se enruta a una carpeta Error y el flujo de trabajo finaliza. Así es como se ve este flujo de trabajo:

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Ventajas de Laserfiche

La implementación de Laserfiche ha resultado en los siguientes beneficios para Kids Clinic:

  • Los médicos, psicometristas y otro personal clínico ven a todos los pacientes asignados a ellos de un vistazo en sus carpetas Laserfiche.
  • La administración puede ver a todos los pacientes en una etapa determinada del flujo de trabajo para identificar cuellos de botella y ver cómo se desempeña la clínica en comparación con sus puntos de referencia.
  • Los tiempos de espera para los servicios se han reducido porque los empleados tienen más tiempo para concentrarse en los pacientes.
  • Los errores de entrada de datos y el esfuerzo se han reducido con la implementación de Laserfiche Forms. Muchos campos de formulario se rellenan previamente con datos del paciente y los cálculos (por ejemplo, el IMC de la altura y el peso) se realizan automáticamente.