Con más de 400 estudiantes y más de 500 residentes en sus programas de pregrado y posgrado, la Facultad de Medicina de la Universidad de Dalhousie administra y archiva una gran cantidad de registros. Laserfiche transformó un proceso de gestión de registros ineficiente y pesado en papel en uno organizado y totalmente digital.

Proceso legal

Desde el momento en que un estudiante o residente fue admitido en la Facultad de Medicina de la Universidad Dalhousie hasta el momento de la graduación, sus registros en papel se guardaban en una sola carpeta de archivos. Esta carpeta de archivos se almacenaba en el área de almacenamiento cerrado del departamento y se trasladaba a un almacenamiento externo una vez que el estudiante se graduó.
Encontrar un documento específico consumía mucho tiempo, ya que la carpeta de archivos primero tenía que recuperarse del almacenamiento en el sitio o fuera del sitio y luego el documento real debía ubicarse dentro de la carpeta.

Estructura de la carpeta

Actualmente, los registros de estudiantes y residentes se escanean directamente en Laserfiche por un técnico de escaneo dedicado tan pronto como llegan a la oficina o tan pronto como el estudiante completa el programa de la escuela de medicina. Los registros que se originan en un formato electrónico, como las evaluaciones de los estudiantes, se importan directamente al repositorio de Laserfiche. Los registros más antiguos también fueron escaneados en Laserfiche.
Todos los registros de la Facultad de Medicina de la Universidad de Dalhousie están organizados en un único repositorio. La escuela de medicina ha desarrollado un método de archivo viable a lo largo de los años. En lugar de cambiar algo que funciona bien, la estructura de carpetas del repositorio Laserfiche se creó para imitar la estructura existente.

Los registros de cada estudiante o residente se almacenan en su carpeta individual en el departamento en el que se encuentra su programa de estudios.

Por ejemplo, el departamento de Educación Médica de Pregrado (UGME) tiene su propia carpeta. Dentro de esa carpeta hay carpetas individuales de estudiantes. Cuando el estudiante se gradúa del programa UGME, su carpeta se mueve a la carpeta de registros de estudiantes no actualizada en la carpeta principal del departamento de UGME.

Plantillas de documentos

Para crear plantillas de documentos, el personal de la Facultad de Medicina de la Universidad de Dalhousie identificó tipos de información comunes a todos los registros, como la identificación de la Universidad de Dalhousie y el nombre del estudiante / residente. Estos elementos comunes se utilizaron para generar campos incluidos en cada plantilla. Se eligieron campos adicionales para facilitar a los empleados la búsqueda de los distintos tipos de registros.

Por ejemplo, aquí es cómo se ve la plantilla asignada a todos los documentos académicos.

Un campo común a todas las plantillas de documentos es la «Fecha de retención». Este campo es completado por el técnico de escaneo durante el proceso de escaneo. La Facultad de Medicina de la Escuela Dalhousie tiene una política de retención que requiere que la mayoría de los registros se conserven durante al menos 60 años.Cuando un registro llega a su fecha de retención, el administrador de administración de registros lo eliminará de Laserfiche. Los registros también se eliminan al recibir un formulario de aprobación firmado por la persona autorizada.

Beneficios de Laserfiche

La implementación de Laserfiche en la Facultad de Medicina de la Universidad Dalhousie ha dado como resultado los siguientes beneficios:

  • Los registros se organizan utilizando los códigos de clasificación de Dalhousie y los esquemas de metadatos que dan como resultado una búsqueda y recuperación más rápidas.
  • El espacio de almacenamiento físico se ha reducido.
  • Solo se guarda una copia de cada documento y no se pierde ningún registro.
  • Varios empleados pueden acceder al mismo registro simultáneamente, siempre que tengan los derechos de seguridad adecuados.