Al ser una universidad sin fines de lucro, la Universidad de Mercyhurst depende de las donaciones para seguir ofreciendo sus servicios educativos. Así es cómo Laserfiche ayuda al departamento de desarrollo a optimizar el proceso de más de 7,000 donaciones anuales.

 

LASERFICHE QUICK FIELDS

Laserfiche Quick Fields es una solución automatizada de captura de documentos. Puede escanear prácticamente cualquier documento, identificar su tipo, limpiar sus páginas, recuperar información de él, completar sus metadatos de Laserfiche, nombrarlo adecuadamente y almacenarlo dinámicamente en una ubicación específica en un repositorio de Laserfiche.

Cada donación que recibe la universidad viene con páginas de documentación relacionada que incluyen cheques, cartas de intención de donante y formularios de compromiso. Por cada donación que recibimos, enviamos al donante un recibo de impuestos especial / carta de agradecimiento generada por nuestro software colega Ellucian Advancement system.

Todos estos documentos, incluidos el recibo de impuestos / la carta de agradecimiento, se escanean en Laserfiche con Laserfiche Quick Fields. Los Quick Fields de Laserfiche extraen datos de la carta para rellenar los metadatos usando Zone OCR.

Así es cómo se ve esta sesión de Laserfiche Quick Fields:

Una vez que se escanean los documentos, se envían directamente a la carpeta del donante en Laserfiche, donde se almacenan de forma indefinida. Mercyhurst asume que una vez que las personas se convierten en donantes, seguirán siendo donantes de por vida, por lo que estos archivos nunca se eliminan.

Además de los documentos descritos anteriormente, otra información almacenada en los archivos de los donantes puede incluir un comunicado de prensa por escrito que anuncie la donación y notas escritas a mano. También se escanean directamente en Laserfiche con Laserfiche Quick Fields a medida que llegan al departamento. Un estudiante que trabaja a medio tiempo es el encargado de imprimir una hoja de portada con el nombre y la identificación del donante y de adjuntarla a los documentos antes de escanear. Esta hoja de portada garantiza que la información correcta se introduzca en los metadatos y que los documentos complementarios se guarden en la carpeta del donante correcto.

Aquí es cómo se ve una portada de muestra:

BENEFICIOS DE LASERFICHE

La implementación de Laserfiche en este departamento ha generado los siguientes beneficios para la universidad:

  • Los empleados ahora pueden realizar búsquedas por nombre de donante para encontrar conexiones entre varios donantes. Por ejemplo, el nombre de un donante en particular se puede encontrar en un artículo del periódico, archivado en una carpeta diferente, sobre otro donante. Estas conexiones entre los donantes pueden ayudar a los empleados de avance a solicitar más donaciones.
  • Una bodega que solía contener 40,000 archivos en papel se convirtió en una oficina para un nuevo empleado.
  • Los empleados avanzados que a menudo viajan pueden simplemente iniciar sesión en Laserfiche en sus computadoras portátiles y ver los archivos de los donantes dondequiera que estén.