Laserfiche WebLink es un portal web público, útil y fácil de usar que permite a las organizaciones compartir versiones de “solo lectura” de documentos específicos con su público en línea.

El departamento de Registro de la Universidad Tecnológica de Virginia es el encargado de administrar proyectos relacionados con el campus, el cual cuenta con una extensión de 2,600 hectáreas. Laserfiche con ayuda de su portal web, Laserfiche WebLink ha hecho que compartir y acceder a documentos sea mucho más fácil y ha reducido significativamente los costos de impresión y copia, así como también ha contribuido a la sostenibilidad.

Así es como Laserfiche WebLink simplifica el intercambio de documentos con:

  1. Trabajadores de campo
  2. Estudiantes de ingeniería
  3. Contratistas

TRABAJADORES DE CAMPO

Antes de implementar Laserfiche, los trabajadores de campo tenían que ir hasta la oficina de instalaciones para solicitar planos de proyectos. Al momento de que el trabajador realizara la solicitud, los planos necesitaban ser localizados y copiados, este proceso tomaba por lo menos un día.

Ahora, después de implementar nuestro software, todos los planos y documentos relacionados con el mantenimiento de cada edificio o construcción de nuevas infraestructuras son almacenados en Laserfiche. Si un trabajador de campo necesita reparar algo como una fuga de agua, puede acceder instantáneamente a los planos en cualquier dispositivo con acceso a Laserfiche WebLink, y así trabajar mucho más rápido.

 

 

VISTA PREVIA DE PLANOS A TRAVÉS DE LASERFICHE WEBLINK

 

ESTUDIANTES DE INGENIERÍA

Como parte de sus cursos, la mayoría de estudiantes de ingeniería necesitan tener acceso a planos a pequeña, media y gran escala.

En vez de imprimir y copiar todos estos planos, el departamento de Registro los carga en una carpeta específica en Laserfiche WebLink. El profesor especificará la URL, el nombre de usuario y la contraseña en la primera clase, donde se lleva a cabo la introducción del curso.

Luego, los estudiantes pueden dirigirse al portal web y tener un acceso a los planos a través de cualquier dispositivo inteligente, como teléfonos y tabletas.

VISTA PREVIA DE PLANOS CARGADOS A LASERFICHE WEBLINK

 

CONTRATISTAS

Laserfiche WebLink también ha simplificado el proceso de licitación para la prestación de servicios.

Antes de Laserfiche, los proyectos de licitación se anunciaban en línea y en un periódico. Los licitadores se tenían que presentar a una reunión previa a la licitación, en donde tuvieron que leer documentos de 35-40 páginas para determinar si estaban interesados ​​en ofertar.

Ahora, todos estos documentos se guardan en una carpeta en Laserfiche.

VISTA PREVIA DE LOS DOCUMENTOS DE UNA LICITACIÓN EN LASERFICHE WEBLINK

La URL de Laserfiche WebLink que lleva a la carpeta de documentos; junto con el nombre de usuario y la contraseña se proporcionan en el anuncio de información de licitación tanto en línea como en el periódico.

Los licitantes pueden ver y revisar los documentos antes de asistir a una reunión previa a la licitación. De esta manera, solo aquellos que realmente están interesados ​​en enviar una solicitud de oferta llegan a la reunión, ahorrando así el tiempo de todos.

BENEFICIOS DE LASERFICHE

La implementación de Laserfiche en el departamento de Registro de Virginia Tech ha generado los siguientes beneficios:

  • Compartir y acceder a los documentos es mucho más fácil, además los costos de impresión y fotocopias se han reducido significativamente
  • Los trabajadores de campo ahorran un promedio de un día y medio por proyecto al no tener que ir a la oficina principal para obtener copias de los planos de construcción
  • Los licitantes pueden ver la información de las ofertas antes de llegar a una reunión previa a la oferta, lo que ahorra el tiempo de todos.