El Distrito de Escuelas Públicas de St. Louis (SLPS ) es uno de los distritos escolares más grandes de Missouri, con 4,400 miembros del personal que se encargan de atender 23,500 estudiantes. El distrito luchó con una avalancha de documentos almacenados en papel, microfilm, CD y microfiche. Todos los procesos utilizaron formularios basados en papel, lo que hace que consuman mucho tiempo, sean ineficientes y costosos.
Uno de esos procesos en papel fue el proceso de selección de personal. Este proceso implica la presentación de un formulario que detalla el candidato propuesto para un puesto en el personal.
Antes de implementar Laserfiche, a SLPS le resultó difícil realizar un seguimiento de todas las selecciones de personal realizadas por los gerentes de contratación debido a la alta rotación en recursos humanos y el liderazgo del distrito. Los formularios de selección de papel se enviaban por correo electrónico directamente a un contacto de Recursos Humanos, que puede no haber sido el contacto adecuado para la escuela o el departamento. Esto causaba retrasos en la extensión de las ofertas de empleo y la incorporación de nuevas contrataciones. Además, los formularios de selección se enviaban utilizando una variedad de métodos, incluidos los formularios en papel entregados a mano, el correo electrónico, el fax y el correo entre oficinas, lo que dificulta la localización y la respuesta a cada recomendación de contratación.
“Hemos tenido casos en los que los formularios de selección aparecían en las bandejas de entrada de correo electrónico de los miembros del equipo de Recursos Humanos que pudieron haber estado fuera de la oficina o de vacaciones y no pudieron comunicarse con un candidato para ofrecerles un empleo. En algunos casos, nos perdimos a personas excelentes y talentosas porque no teníamos un sistema centralizado de recolección y respuesta antes de Laserfiche «, dijo Clarissa Buckley, Directora Interina de Personal y Sistemas de Información de Recursos Humanos.
Con el fin de ahorrar tiempo y mano de obra, SLPS automatizó el proceso de selección de personal con Laserfiche Forms.
“Ahora, se han creado alertas para notificar a otros miembros del personal cuando no se han realizado ofertas de empleo después de 48 horas. Contratamos entre 400 y 500 empleados por año y la integración de Laserfiche ha hecho que este proceso de contratación sea mucho más sencillo «.
Proceso actual
Después de que un director o un administrador del distrito inicie sesión en Laserfiche Forms , su ubicación se rellena automáticamente desde una búsqueda en el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) de SAP del distrito.
El formulario de selección de personal permite a los administradores indicar fácilmente qué candidatos han sido recomendados para contratar
El administrador completa el formulario que indica el título del puesto que le gustaría llenar, los nombres de las personas que han sido entrevistadas para el puesto y si recomienda o no a las personas enumeradas para contratar.
Después del envío, Forms envía un correo electrónico de confirmación al remitente, indicando el nombre del representante de Recursos Humanos que maneja la solicitud.
Formularios envía automáticamente un correo electrónico de confirmación con información extraída del formulario de selección
Los formularios enrutan el formulario a los revisores apropiados. La solicitud pasa por varios pasos para garantizar que el candidato haya extendido una oferta de empleo, haya recibido nuevos documentos de contratación y se haya programado una reunión con RRHH. En cada paso del proceso, el miembro del personal apropiado es notificado de una tarea pendiente, que luego puede completar desde la Bandeja de entrada de formularios.
Los directores y jefes de departamento reciben notificaciones por correo electrónico durante todo el proceso, manteniéndolos actualizados sobre el estado del formulario. Si un formulario de selección ha sido rechazado, Forms envía una notificación automática informando al remitente inicial de la decisión y por qué no se pudo hacer una oferta de empleo. Una vez completado el paso final, el formulario se guarda en la carpeta correspondiente en el repositorio.
Laserfiche Forms informa automáticamente a quienes envían ofertas de empleo
Beneficios de Laserfiche
El Distrito de Escuelas Públicas de St. Louis ha experimentado los siguientes beneficios de la implementación de Laserfiche:
- La transparencia para el distrito ha mejorado, permitiendo al personal ver dónde están las solicitudes en cada etapa del proceso.
- El espacio de almacenamiento se ha reasignado para su uso como oficinas
- Se ha ahorrado tiempo del personal, lo que permite a los empleados concentrarse en tareas más relevantes
- Los empleados están facultados para realizar sus propios cambios y mejoras en el proceso.
- El distrito puede ver un historial de todas las solicitudes de personal a medida que se almacenan en una ubicación centralizada