Una integración es el proceso mediante el cual se lleva a cabo la fusión de diferentes tipos de softwares, con el propósito de desarrollar un trabajo coordinado dentro del contexto de los procesos de negocio de una empresa.

El objetivo principal de una integración es que la información fluya y les permita a los sistemas “comunicarse” entre ellos para lograr el desarrollo de las actividades de la compañía.

Existen diferentes razones para integrar dos sistemas de software, por ejemplo:

  • Ahorrar tiempo y dinero a través de automatizaciones que sustituyen tareas manuales.
  • Hacer los procesos de negocios más eficientes.
  • Reducir la capacitación del usuario final, ya que solo se agregan funciones adicionales a través del software existente.
  • Elimina el margen de error en transcripción de datos.

 

Existe tres tipos de integraciones entre Laserfiche y otros sistemas:

  1. Compartir información: La misma información esta sincronizada en múltiples sistemas. Por ejemplo: Los datos son capturados usando Laserfiche Quick Fields para luego sincronizarse con el sistema contable. Es importante tener en cuenta que este estado se actualiza en los metadatos de Laserfiche.
  2. Habilitación de imagen: El contenido es entregado y los documentos son escaneados desde la interfase de otra aplicación. Básicamente, se accede a los documentos de Laserfiche desde otra interfaz y los datos en esa aplicación se utilizan para diligenciar los metadatos de los documentos escaneados.

 

¿Cuál es la mejor forma de hacer una integración?Cuando se piensa en una integración, la mejor política es describir el actual proceso de negocio, y después plantear la posible solución (la cual puede incluir o no una integración). Tener en cuenta todos los requisitos de una integración define las opciones en términos de tecnología y enfoque.

1.    Analizar el proceso de negocio

Es importante hacerse estas preguntas:

  • ¿Cuál es el resultado final de este proceso?·
  • ¿Quién necesita hacer parte del proceso?·
  • ¿Cómo puede ser optimizado el proceso actual?·
  • ¿Cuáles sistemas o aplicaciones hacen parte del actual proceso?·
  • ¿Cuál es la función de cada sistema? ¿Puede Laserfiche reemplazar alguna de esas funciones

2.    Define lo que una integración puede lograr en la organización

Es importante hacerse estas preguntas:

  • ¿Qué se supone que debe lograr la integración?
  • ¿Qué problema debe resolver la automatización?
  • ¿Por qué es importante la integración?

Las integraciones deberían agregar valor en la gestión de contenido empresarial. En caso contrario, es necesaria reconsiderar su implementación.

¿Qué herramientas ofrece Laserfiche para la integración?

La arquitectura de Laserfiche es bastante amplia y permite a sus usuarios interactuar fácilmente de una aplicación a otra.

  • El conector de Laserfiche: es una forma sencilla de integrar otras aplicaciones con Laserfiche. El Conector de Laserfiche permite al usuario buscar documentos en Laserfiche o escanearlos en Laserfiche, basado en valores de campo en su aplicación de escritorio principal, como un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) o gestión de relaciones con los clientes (CRM). Adicionalmente, permite a un usuario diligenciar un formulario Laserfiche con información de una aplicación de terceros.
  • El kit de desarrollo de Software de Laserfiche: Es el conjunto de bibliotecas que utiliza el equipo de desarrollo de Laserfiche, por lo que son fáciles de usar y completar. La mayoría de las integraciones de Laserfiche son escritas, usando una o más de estas bibliotecas.
  • Laserfiche Weblink y el cliente web de Laserfiche: Ambas aplicaciones son impulsadas por URL, lo cual permite que la emisión de búsquedas de documentos por la interfaz web, sea tan simple como vincular la aplicación particular al servidor web con la URL correcta.
  • El Workflow SDK de Laserfiche: Es una biblioteca especializada para trabajar programáticamente con el servidor del flujo de trabajo.

¿Cuáles integraciones prefabricadas ofrece Laserfiche?

  • La integración DocuSign o SiGNiX hace posible subir documentos en línea directamente desde el cliente web Laserfiche.
  • La integración Laser App permite postear en Laserfiche automáticamente como PDF, los formularios que fueron diligenciados en la interface de Laser App, con el propósito de ser validados y luego procesados.
  • La integración de Microsoft OneDriev y Google Drive, facilita la importación de documentos desde bases de servicios de nube a Laserfiche.
  • La integración Microsoft Office, permite a los usuarios guardar archivos desde Microsoft Word, Excel o PowerPoint, hacia Laserfiche y agregar o cambiar los metadatos de Laserfiche sin necesidad de abandonar el programa.
  • La integración Microsoft Outlook, facilita el envió de correos electrónicos y documentos adjuntos hacia Laserfiche con un solo clic.

¿Cómo conocer el potencial de la integración?

Antes de hablar del valor agregado, el cliente puede realizar una búsquedad preliminar:

  • Descargar y diligenciar el test de utilidad, con el fin de determinar si la integración es posible con el Conector de Laserfiche.
  • Navegar por el Mercado de Integración, para determinar si el tipo de integración existe.
  • Buscar el Sitio de Soporte y Sitio Corporativo de Laserfiche, con el propósito de encontrar ejemplos sobre cómo otros usuarios han integrado Laserfiche con otro sistema particular.
  • Buscar las Respuestas de Laserfiche o preguntar abiertamente en un grupo de discusión.
  • Busca sobre los Grupos de Usuarios regionales de Laserfiche.
  • Lea en el Intercambio de Soluciones sobre como otros usuarios han integrado sus sistemas con Laserfiche.