Una clínica para niños ofrece consultas, evaluaciones y tratamientos para niños con problemas psiquiátricos, de comportamiento o en su desarrollo, desde su nacimiento y durante su crecimiento. El proceso de atención comienza desde la referencia hasta la carta de consulta final, dicho proceso tarde meses e involucra un gran número de consultas y exámenes. A continuación, se presentará el caso que relata como una clínica de niños fue capaz de automatizar completamente sus procesos con Laserfiche.

Referencia del paciente

Los pacientes de la clínica son referidos a través del fax. La clínica utiliza un fax virtual, con el propósito de que todos los faxes recibidos sean almacenados automáticamente en el servidos. La recepcionista carga del servidor los documentos referidos, para colocarlos en el archivo “Para programar”.

El administrador de horarios crea la historia clínica del paciente a través del sistema Jonoke EMR y programa la primera cita del paciente. Después, se encarga de actualizar el estado del referido a “Confirmación pendiente” y, por último, completa la información del documento Jonoke ID. Una vez los pacientes hayan confirmado su cita, el administrador de horarios actualiza nuevamente el estado a “Pendiente para primera cita”.

La información del paciente pasa de ser almacenada en Jonoke, a ser almacenada en una carpeta de red. A partir de ese momento, el documento es cargado en una base de datos SQL de intervalos regulares. Posteriormente, un flujo de trabajo (Workflow) de Laserfiche realiza una búsqueda en esta base de datos SQL, basado en el Jonoke ID, para diligenciar los datos pendientes.

Primera cita

Durante la primera cita del paciente, la recepcionista se cerciora de que las políticas y procedimientos del formato sean firmado por cada paciente y lo marca como firmado en Laserfiche. Después se le asigna la carpeta del paciente a un psico metrista y el nombre del archivo cambia a “Asignado”.

El Workflow (flujo de trabajo) de Laserfiche crea un atajo, colocando la historia del paciente en la carpeta personal de doctor. A continuación, se muestra el aspecto que tiene un Workflow de Laserfiche:

El psicometrista diligencia el cuestionario de admisiones en el formato de Laserfiche. Cuando la identificación de Jonoke es proporcionada, una cantidad de documentos son pre-diligenciados.

JavaScript es usado automáticamente para calcular la edad, basada en la fecha de nacimiento ingresada.

Después de haber sido atendido por el psico metrista, el paciente es remitido a un doctor, quién a través de Laserfiche, es capaz de ver su historia clínica desde su IPad. Igualmente (mediante los formatos de Laserfiche), el doctor también tiene la posibilidad de diligenciar un formulario de asesoramiento.

Mucha de la información es prediligenciada desde la base de datos gracias a la ID de Jonoke. Adicionalmente, información como el BMI del paciente, es calculada automáticamente a través de JavaScript.

Una vez el formato es presentado, el Workflow de Laserfiche lo dirige a la historia del paciente. Al final de la cita, existe la posibilidad que el doctor ordene exámenes, haga una retroalimentación de la visita o le proporcione al paciente un nuevo formulario. Posteriormente, utilizando la carpeta “Asignado”, el medico asignará la historia a otro responsable (como por ejemplo otro doctor, un psico metrista, etc.)

El Workflow de Laserfiche elimina los atajos anteriores y crea nuevos accesos directos de la carpeta de “Asignado” hacia el siguiente paso en el flujo de trabajo.

Citas posteriores

El nuevo encargado lleva a cabo las tareas asignadas (realiza y puntajes de pruebas, envía cartas para la transcripción, etc.) y actualiza el estado y el campo cuando se completan. Es importante tener en cuenta que las asignaciones de tareas pueden intercambiarse entre el médico y otro personal clínico varias veces.

El flujo de trabajo de Laserfiche está estructurado para “acomodarse” en estos cambios. De esta manera, no obstruye en la secuencia de los procesos. Adicionalmente, existe una carpeta de historias clínicas que rastrea cada etapa por la que el paciente es sometido, acompañado con el nombre del usuario encargo en cambiar su estado y la fecha y hora del cambio.

Nuevo papeleo

Cuando los papeles de un nuevo paciente son escaneados en Laserfiche, el escáner diligencia automáticamente los campos del Jonoke ID. Posteriormente, el Workflow busca información en la base de datos del paciente, para diligenciar los campos restantes.

El nuevo documento es encaminado a la carpeta del paciente. Si la ID del paciente está extraviada, el documento será encaminado hacia una carpeta llamado “Error folder” y el flujo de trabajo es interrumpido. El aspecto del flujo de trabajo es de la siguiente manera:

Ventajas de Laserfiche

El implementar Laserfiche en la clínica para niños, ha generado las siguientes ventajas:

  • Los doctores, psico metristas y demás personal de la clínica, tienen la posibilidad de ver todos los pacientes que les son asignados con tan solo una mirada en sus carpetas de Laserfiche.
  • La administración puede ver todos los pacientes en una etapa determinada del flujo de trabajo para identificar cuellos de botella y ver cómo funciona la clínica en comparación con sus puntos de referencia.
  • Los tiempos de espera para los servicios han reducido, ya que los empleados tienen mayor tiempo para concentrarse en los pacientes.
  • Los errores en los datos de entrada han reducido con la implementación de Laserfiche, ya que muchos campos son pre diligenciados con los datos del paciente y otros procesos fueron automatizados.