El Departamento de Salud Mental de Alabama brinda servicios críticos a más de 200.000 pacientes anuales en hospitales y clínicas alrededor de todo el estado. Cuenta con archivos médicos que se remontan a más de 150 años, lo cual dificulta que la agencia pueda encontrar la información de los pacientes de forma rápida y fácil.

Implementación de la gestión de registros en toda la agencia

“La Ley de Recuperación y Reinversión de los Estados Unidos solicitó que todas las organizaciones, como nosotras, debían demostrar la buena gestión de la información y solicitó contar con tener registros electrónicos de salud para mantener los fondos con Medicare y Medicaid”, dijo Cindy Shrum, Directora de Sistemas de Información. “Queremos mantener nuestros fondos de Medicare o Medicaid, pero tener un sistema de gestión de registros electrónicos también es más fácil. Podemos obtener la información cuando la necesitamos”.

Tras la recomendación del Estado de Alabama, la agencia seleccionó Laserfiche como su solución de gestión de registros. La facilidad de uso y los precios competitivos de Laserfiche permitieron que el departamento utilizase de manera más productiva los fondos federales para crear un sistema de gestión de registros para los pacientes en toda la agencia.

Mejora de la atención al paciente a través de la eficiencia del personal

El departamento se asoció con el estado, que ya estaba utilizando Laserfiche, para obtener el software; esta asociación también acortó el tiempo de implementación y mejoró el intercambio de datos. Desde entonces, el departamento ha digitalizado todos los registros médicos en Bryce Hospital, el centro psiquiátrico para pacientes hospitalizados más antiguo y más grande del estado.

“Tenemos los registros organizados para que pueda ver la historia física, el resumen y las notas de progreso”, dice Shrum. “Lo que me gusta de Laserfiche es que con solo tres clics, estamos en el registro de salud electrónico. Para un médico, especialmente para los nuestros, ese tiempo es importante”. Los beneficios incluyen:

  • La eliminación de la necesidad de construir un almacén para los archivos de pacientes, liberando fondos adicionales para los servicios de los pacientes.
  • La creación de un proceso eficiente para digitalizar, organizar y archivar automáticamente los gráficos completos de los datos nuevos y archivados de los pacientes en un repositorio compartido al que puedan acceder los médicos y enfermeras de todos los departamentos.
  • La gestión integrada de documentos con el sistema médico CoCentrix de la agencia, la cual elimina la entrada repetitiva de datos.
  • Mayor cumplimiento de las leyes federales, lo que garantiza la financiación continua de Medicaid y Medicare.

Estas mejoras financieras y operativas en última instancia han permitido al Departamento de Salud Mental de Alabama proporcionar atención médica de mejor calidad y un mayor volumen de visitas de pacientes. “Empezamos pequeño, pero el potencial es ilimitado”, dice Shrum.