El Workflow (flujo de trabajo) es una herramienta útil para auto diligenciar documentos. Si la plantilla o campos de un documento coincide con la estructura del repositorio, el Workflow puede automáticamente mover documentos hacia sus propias carpetas.

Para muchas organizaciones, la configuración para auto diligenciar es sencillo. En el caso de entidades financieras, cuya clientela es numerosa y diversificada, puede ser un gran reto.

El reto

Asuma que la siguiente estructura de carpeta y plantillas son usadas para archivar los documentos de los clientes.

La nomenclatura para las carpetas es “Apellido, Primer nombre, Inicial del segundo nombre”, y la plantilla incluye los campos correspondientes a cada componente del nombre de la carpeta. Para que el Workflow pueda enviar los documentos a la carpeta correcta, el tipo de contenido en los campos debe corresponder con el nombre de la carpeta.

Como el Workflow creará una carpeta si no existe, el mínimo error en el nombre del cliente (por ejemplo, escribir “Jim” en vez de “James”) puede crear una carpeta no deseada, la cual contendrá documentos “perdidos”. Este problema puede ser solucionado mediante la implementación de campos listados, pero con una extensa base de datos, no es un proceso practico.

Dos soluciones

  1. Una identificación única para el cliente

Este método permite que el flujo de trabajo (Workflow) busque en el repositorio, para encontrar una carpeta que corresponda con la identificación (ID). Este método puede ser utilizado bajo las siguientes condiciones:

  • La plantilla utilizada para los archivos de sus clientes debe incluir un campo para su única ID.
  • El campo de ID del cliente debe ser diligenciado en el documento antes de dar inicio al Workflow.
  • La carpeta raíz de cada cliente debe tener diligenciado el ID del cliente.
  1. Ruta de la carpeta dinámica con validación

Este método valida que la información archivada, la cual será utilizada por el Workflow para construir la ruta de la carpeta, es precisa antes de realmente archivar el documento. Este método es utilizado bajo las siguientes condiciones.

  • La plantilla utilizada para los archivos de sus clientes debe incluir campos de información que podrían generar el nombre de la carpeta del cliente.
  • Los documentos deben ser completamente diligenciados antes de iniciar el Workflow.