Los gerentes evalúan regularmente el desempeño de sus empleados. Estas evaluaciones de desempeño involucran papeleo y aprobaciones de varias partes, incluidos empleados, gerentes y personal de nivel superior. Así es como la oficina de un alguacil realizó observaciones diarias del desempeño de los oficiales de prueba completamente sin papel con Laserfiche Forms.

Informe de observación diaria

Para asegurarse de que los nuevos oficiales del sheriff sean competentes en sus trabajos, es crucial observar su desempeño. Durante el entrenamiento de campo del diputado de prueba, un diputado de entrenamiento de campo (FTD) lo evalúa diariamente.

En lugar de llenar manualmente un formulario en papel al final de cada día laboral, el FTD ahora ingresa a la intranet del sheriff desde la oficina o su patrulla para acceder a un Informe de observación diario creado en Laserfiche Forms.

Sheriff Form Report

El FTD completa el formulario, califica al adjunto de prueba en una serie de categorías e indica si el adjunto necesita capacitación adicional (AT) en alguna categoría en particular. Si se requiere capacitación adicional, aparece un nuevo campo en el formulario que solicita más detalles sobre esta capacitación.

Formulario de rellenos de Ftd

Si no se requiere capacitación adicional, el campo permanece oculto.

Después de que el FTD envía el formulario, se envía un correo electrónico con un enlace al formulario al adjunto de prueba. El suplente puede realizar cambios en el formulario y agregar comentarios antes de enviarlo.

Formulario de envío

Una vez que el adjunto de prueba envía el formulario, se le notifica por correo electrónico al supervisor de FTD que tiene un nuevo formulario de observación diaria para aprobar.

Formulario de observación diaria

El supervisor de FTD puede hacer clic en el enlace o iniciar sesión en Laserfiche Forms y acceder a «Mis tareas» para ver el formulario.

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No puede realizar ningún cambio en el formulario, pero puede agregar sus propios comentarios y aprobar o rechazar el formulario. Si se aprueba, el formulario se envía al coordinador de FTD para su revisión y aprobación. Al igual que el supervisor de FTD, el coordinador de FTD no puede realizar cambios en el formulario, excepto para agregar comentarios al final.

Cambios al formulario

Después de la revisión por el coordinador de FTD, el formulario completo se enruta a una carpeta específica en el repositorio de Laserfiche para su almacenamiento.

Sheriff Form

Lo que sucede en el fondo

Laserfiche Forms habilita todo este proceso comercial. El formulario está diseñado en el Diseñador de formularios.

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Para crear los campos dinámicos, para que aparezca un campo si se selecciona capacitación adicional, la oficina del alguacil usó un código JavaScript personalizado que se puede agregar en la página » CSS y JavaScript » al crear un formulario.

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Este código se basa en la presencia de la clase CSS «addTraining» en el campo Entrenamiento adicional. Asegúrese de agregar la clase CSS adecuada a sus campos o el código no funcionará. Se puede encontrar más información en los archivos de ayuda en línea de Laserfiche Forms .

Es posible crear los campos dinámicos sin código en la página » Reglas de campo «, pero dado que eso requeriría una regla por botón de opción, en este caso JavaScript es más eficiente.

Todo el proceso está trazado en el Modelador de Procesos de Laserfiche Forms.

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El proceso comienza cuando el FTD completa el formulario. Los revisores reciben una notificación por correo electrónico cuando el formulario está listo para su revisión. Este correo electrónico se configura en la pestaña «Notificaciones» del cuadro de diálogo de configuración de Tareas de usuario. Para personalizar este correo electrónico, la oficina del alguacil agregó el nombre del adjunto de prueba como una variable.

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Después de revisar el formulario, Laserfiche Forms lo dirige a su lugar de almacenamiento final en el repositorio de Laserfiche. Se utiliza una tarea de servicio Guardar en repositorio para especificar la ubicación en Laserfiche donde se almacenará el archivo junto con la plantilla y los campos que se le deben asignar.

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Beneficios de las formas Laserfiche

Algunos beneficios de automatizar el proceso de evaluación del desempeño de los empleados con Laserfiche Forms incluyen:

  • Dado que los formularios se pueden completar en dispositivos móviles, las evaluaciones pueden completarse fácilmente en el campo y enviarse inmediatamente para su revisión.
  • Las evaluaciones de desempeño se procesan rápidamente ya que pueden revisarse y aprobarse incluso cuando un revisor está fuera de la oficina.
  • El proceso es transparente para todos los involucrados. Tanto el gerente como el empleado pueden ver una copia de la evaluación simplemente iniciando sesión en Laserfiche Forms.