Como el segundo servicio público de alcantarillado más grande de Kentucky, el Distrito de Saneamiento # 1 (SD1) maneja muchos registros. Laserfiche Records Management Edition ayudó a SD1 a agilizar la administración de registros al tiempo que mantenía el cumplimiento del Programa de retención del gobierno local del estado de Kentucky. Aquí está el proceso de cinco pasos SD1 seguido en la implementación de la gestión transparente de registros .

1. Identificar

El primer paso para implementar la administración de registros electrónicos es identificar los problemas, problemas y puntos débiles de su organización. Algunos de los problemas, problemas y puntos débiles que SD1 identificó fueron:

  • Los documentos eran difíciles de encontrar cuando era necesario (por ejemplo, durante una auditoría o para el descubrimiento de una demanda).
  • Los empleados tenían que imprimir y archivar sus propios documentos y correos electrónicos, y no siempre recordaban hacerlo.
  • Era difícil seguir el programa de retención del gobierno local del estado de Kentucky, por lo que los archivos se conservaron mucho más tiempo del necesario, ocupando mucho espacio.

2. Establecer objetivos

Una vez que haya identificado los problemas, los puntos débiles y los problemas de su organización, es necesario establecer metas para usted y su personal. Algunos de los objetivos que SD1 estableció para este proyecto incluyen:

  • Escanee tantos registros de papel existentes como sea posible en Laserfiche.
  • Aplicar automáticamente el programa de retención apropiado a todos los registros.
  • Asegúrese de que SD1 siempre cumpla con el Programa de retención del gobierno local del estado de Kentucky.

3. Haz un plan

El primer paso para hacer un plan es contar con la ayuda de un campeón. Para muchos empleados, el campeón será un supervisor directo. El campeón puede ayudar a obtener apoyo de nivel ejecutivo para el proyecto. En el caso de SD1, el campeón del proyecto fue el asesor general de SD1.

Asegúrese de asociarse con las personas adecuadas tanto dentro como fuera de su organización, especialmente con el departamento de tecnología de la información (TI). Es crucial que los departamentos de TI, legal y de registros tengan una buena relación.

Una vez que haya obtenido el apoyo de otros miembros de la organización, es hora de delinear, determinar y finalizar el cronograma de retención.

«Haga que su programa de retención sea lo más final posible antes de implementar Laserfiche Records Management Edition».

Para simplificar este proceso, recomiendo usar el enfoque de gran inversión. Big bucketing consolida los tipos de registros relacionados con la misma función o proceso comercial con requisitos similares en «cubos» de retención o series de registros más grandes. Big Bucketing brinda a los empleados menos opciones de retención, lo que les ayuda a clasificar la información de manera más consistente y garantiza el cumplimiento. También reduce los riesgos asociados con mantener registros durante demasiado tiempo y mantener y responder a solicitudes de registros y descubrimiento electrónico.

SD1 usó grandes cantidades de dinero para revisar la porción de recursos humanos del programa de retención reduciendo de un total de 25 períodos de retención a diez períodos de retención. Por ejemplo, SD1 solía tener una retención de 3, 5 y 7 años para los documentos fiscales, pero combinó todos los documentos en una serie de registros utilizando la retención máxima de 7 años.

4. Ponte a trabajar

Antes de implementar el cronograma de retención, conozca los procesos comerciales. Incluso si su revendedor terminará escribiendo los flujos de trabajo de su organización, alguien tendrá que explicarle sus procesos comerciales a su revendedor.

Educar a los empleados y supervisores mediante la implementación de políticas y procedimientos escritos. Algunas de las políticas que SD1 ha implementado incluyen:

  • Política de registros abiertos
  • Política de recuperación ante desastres
  • Política de retenciones legales
  • Política de retención

Antes de crear el cronograma de retención dentro de Laserfiche, revíselo nuevamente para asegurarse de que cumpla con las políticas de la organización y las políticas y los cronogramas de retención de las agencias gubernamentales. Es mucho más fácil cambiar el horario antes de la implementación que después.

Diseñe los flujos de trabajo que gestionarán la parte transparente del proceso de gestión de registros. Laserfiche es muy fácil de usar, pero no tenga miedo de pedirle ayuda a Gestech Ltda en su línea de atención al cliente.