En 1975, BusinessWeek, hizo su famoso pronóstico de que el papel se volvería obsoleto con el auge de las computadoras. Décadas más tarde, el concepto continúa eludiendo a la mayoría de las organizaciones, ya que a los líderes empresariales les resulta difícil implementarlo.

La eliminación del papel es el foco de la Fase 1 del Modelo de Transformación Digital de Laserfiche. Una encuesta reciente realizada por la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM) encontró que solo el 17 por ciento de los encuestados creía que trabajaba en una oficina libre de papel. De hecho, alrededor del 80 por ciento de los encuestados estuvo de acuerdo en que el contenido y los procesos impresos eran un gran impedimento para el acceso remoto y el teletrabajo.

Pasar de la información en papel a la digital

Su organización se encuentra en la Fase 1 del Modelo de Transformación Digital si continúa teniendo dificultades con los documentos impresos. Los documentos en papel están dispersos, desorganizados, no adecuadamente asegurados y son difíciles de encontrar.

Probablemente usted y sus empleados se encuentren lidiando con los siguientes puntos de preocupación:

  • Se está quedando sin espacio para el almacenamiento de papel, y los costos de almacenamiento se vuelven insostenibles a medida que proliferan los archivadores
  • Los archivos digitales están dispersos en los discos duros y son difíciles de ubicar
  • La información está duplicada o es redundante
  • Se corre el riesgo de pérdida de datos debido a un daño o deterioro con el tiempo y la información no es segura por varias razones (está físicamente amenazada, duplicada o compartida)

Colocando las bases para la transformación: Fase 1 en acción

Casi desde su fundación en 2006, Aspen Contracting, con sede en Missouri, siempre ha estado clasificada como uno de los contratistas para techos residenciales más grandes del país. Ha experimentado un crecimiento exponencial en la última década, logrando un ingreso bruto de 100 millones USD en 2011.

A medida que la empresa creció, también lo hizo la necesidad de contar con archivadores. Al mismo tiempo, aumentaron los costos fuera del presupuesto para el envío de documentos. Aunque la empresa adoptó muchas tecnologías para darle una ventaja competitiva, sus trámites documentarios asociados con la contratación, las compras y los pagos estuvieron a merced de los elementos, lo que colocó a la organización en la Fase 1 del Modelo de Transformación Digital Laserfiche.

La organización comenzó a remediar esto escaneando todo su papel en documentos electrónicos, permitiendo que los documentos sean cargados, vistos y exportados desde las oficinas regionales hacia la sede central. Esto mejoró drásticamente la velocidad y la fiabilidad de las demandas de distribución de registros, tanto así que el sistema le ahorró rápidamente a la compañía decenas de miles de dólares en costos de envío de documentos.

Además de los ahorros de envío y almacenamiento, los archivos de copia de seguridad digital están ahora disponibles en caso de desastre natural. El almacenamiento electrónico también hizo que la información fuera mucho más fácil de encontrar para las necesidades del día a día.

“Se acabaron las copias o enviar faxes”, dice Laura Trotta, especialista en sistemas de campo de Aspen Contracting. “Ha agilizado electrónicamente mucho de lo que alguna vez fueron tareas manuales”.

Una vez que haya abordado la Fase 1, su organización obtendrá los siguientes beneficios:

  • Almacenamiento de documentos más eficiente y rentable
  • Los archivos digitales se han reunido desde discos duros desorganizados o soluciones personales en la nube personal en un repositorio central
  • La información ya no se duplica, los miembros del equipo pueden colaborar eficazmente en los documentos
  • Riesgo mitigado de pérdida de datos, y acceso seguro y restringido a la información