Al igual que el papel puede acumularse y desorganizarse, también lo pueden hacer los archivos digitales y electrónicos. Con los archivos digitales, puede ser casi más fácil ignorar la desorganización porque está lejos de la vista, oculta en algún lugar de su disco duro o en la nube.

Un estudio reciente realizado por la International Data Corporation (IDC) descubrió que, en muchas organizaciones, el contenido (como los documentos, imágenes, video y correos electrónicos) está disperso en una amplia variedad de sistemas. El 23 por ciento de este contenido se almacena en computadoras personales, el 19 por ciento en archivos sincronizados en la nube y servicios compartidos, el 18 por ciento en recursos compartidos, el 17 por ciento en correos electrónicos, el 11 por ciento en sitios de equipos, y solo el 12 por ciento está almacenado de manera central y segura en un sistema de gestión de contenido empresarial.

Con tanta información valiosa almacenada en tantos ámbitos diferentes, ¿cómo podemos encontrar la información que necesitamos para hacer nuestros trabajos? ¿Cómo podemos asegurarla? Estas son las preguntas que queremos responder en la Fase 2.

Categorizar la información

Su organización está en la Fase 2 del Modelo de Transformación Digital si ya se encuentra en un proceso para digitalizar documentos y un lugar para almacenarlos. Sin embargo, todavía necesita ayuda para organizarlos, a fin de que sean fáciles de encontrar.

Los siguientes puntos de preocupación son indicativos de la Fase 2 en el viaje hacia la transformación digital:

  • La falta de reglas y clasificaciones establecidas da como resultado prácticas inconsistentes de archivamiento.
  • Los documentos digitales están desorganizados y dispersos por los sistemas, lo que los hace difíciles de rastrear y proteger.
  • La incapacidad de encontrar información digitalizada genera tiempos perdidos, dificultades en la colaboración y procedimientos de cumplimiento costosos e intensivos en el uso del tiempo.

Avanzando hacia una clasificación de documentos fácil y eficiente: Fase 2 en acción

Wenger Group, un fabricante de productos de alimentación para animales con más de 70 años de historia, opera siete plantas en el Atlántico medio. En 2015, Wenger diversificó sus tres áreas de operación en distintas subsidiarias, lo que requirió una mayor eficiencia administrativa a fin de allanar el camino para un mayor crecimiento.

La empresa evaluó sus procesos de negocios, muchos de los cuales dependían de documentos en papel. Continuar con estos procesos basados en papel, que requieren impresión, envío por correo, archivamiento y búsquedas en medio de cajas y archivadores para recuperar información, sería algo costoso y altamente ineficiente.

Wenger comenzó digitalizando sus documentos. Al ser una organización certificada por la ISO, Wenger debe mantener cuidadosamente la documentación de los procesos y utilizar muchos formularios para capturar los resultados del trabajo diario que respaldan dicha documentación. Con una cantidad tan grande de documentos y correos electrónicos enrutados a varias personas, la compañía estaba en la Fase 2 del Modelo de Transformación Digital: Necesita centralizar la información, y agilizar la clasificación y el archivamiento de los documentos electrónicos.

Wenger capturó todos sus documentos críticos, incluidas las hojas de datos de seguridad que proporcionan listas de sustancias químicas en las fábricas para los funcionarios locales de seguridad pública en caso de emergencia, en un repositorio digital. La información ahora se envía automáticamente a las fábricas y se archiva electrónicamente, lo que facilita la búsqueda y la mitigación del riesgo de multas costosas por no cumplir con las obligaciones reglamentarias.

“Con nuestro proyecto de hoja de datos de seguridad, pasamos de 27 a nueve días hábiles (proyectados en el transcurso de un año) para compilar y mantener estos documentos”, en palabras de Nick Szmyd, director de TI de Wenger. “Vemos a estos ahorros en tiempos como métricas clave para estimar nuestro éxito en general”.

Una vez que haya completado la Fase 2, verá los siguientes beneficios:

  • Prácticas de archivo consistentes.
  • La información está disponible, es fácil de navegar y más fácil de asegurar.
  • El trabajo y la colaboración se simplifican; los documentos para apoyar las actividades de cumplimiento son inmediatamente accesibles.