La productividad es un tema omnipresente de encuestas, estudios, libros y noticias en la comunidad empresarial, y pese a ello, permitir a los empleados aprovechar todo su potencial parece evadir a la mayoría de las organizaciones.

La investigación respalda la idea de que los líderes empresariales y sus empleados sienten que podrían hacer muchos más trabajos importantes si pudieran liberarse de todas las tareas administrativas, como el enrutamiento manual de la información, el seguimiento y la introducción de datos. En 2013, Harvard Business Review informó que, en una encuesta a trabajadores del conocimiento en todo EE. UU. y Europa, los encuestados mencionaron que dedicaban grandes cantidades de tiempo a actividades tediosas y sin valor agregado.

Este es a menudo el caso incluso en organizaciones que se consideran “modernas” en muchos otros aspectos: han digitalizado gran parte de su información y los empleados pueden recuperarla y acceder a ella fácilmente cuando sea necesario. Si esto suena como su organización, está en la Fase 3, donde los documentos son digitales, pero los procesos aún no lo son.

Eliminando procesos ineficientes

Es posible que dependa de procesos manuales ineficientes y no estandarizados que desperdician tiempo y recursos. En esta fase, automatizará los procesos y tareas manuales para aumentar la eficiencia, estandarizar sus procesos y reducir el riesgo de incumplimiento normativo.

Si se encuentra en la Fase 3 de su viaje, aunque haya digitalizado sus documentos, todavía está experimentando los siguientes efectos secundarios de los procesos manuales:

  • La información se origina en papel antes de ser escaneada en su repositorio digital.
  • Los procesos no están estandarizados, lo que aumenta el riesgo de error y dificulta la capacitación del nuevo personal.
  • El seguimiento de tareas y procesos ocurre en correos electrónicos y hojas de cálculo detrás de escena, lo que lleva a una falta de transparencia.
  • Los líderes empresariales no tienen la capacidad de administrar y auditar el acceso a la información.

Avanzando hacia consistencia y claridad: Fase 3 en acción

Estudios recientes muestran que los gerentes de recursos humanos creen que podrían contribuir al éxito de una organización (más allá de las funciones tradicionales, como la contratación) si pudieran liberarse de las tareas manuales.

El departamento de recursos humanos de la empresa de muebles y colchones Steinhafels demostró que esto era cierto, convirtiéndose en una fuerza para impulsar el crecimiento organizacional, cuando automatizó los procesos de solicitud de empleo e incorporación de empleados de la compañía.

El departamento eliminó todos los formularios en papel no estandarizados relacionados con la contratación, reemplazándolos con un conjunto más pequeño de formularios electrónicos estandarizados que pueden enviarse a través de la intranet de la compañía. Esto inicia un flujo de trabajo que enruta automáticamente la información a los gerentes relevantes para su revisión y aprobación. Los nuevos procesos eliminaron la necesidad de contratar nuevos empleados de recursos humanos, lo que resultó en ahorros anuales de 80,000 USD. Además, el equipo de recursos humanos ahora tiene más tiempo para involucrarse con los empleados y ayudarlos con problemas complejos.

Una vez que una organización de recursos humanos automatiza un proceso comercial, como la incorporación de empleados, puede comenzar a recopilar datos sobre ese proceso, ver cuánto tarda el proceso de principio a fin e identificar los cuellos de botella que pueden ocurrir en el camino.

Como señala la gerente de recursos humanos de Steinhafels, Lynda Malmberg, cada vez que una empresa puede hacer más con menos, “te pones en una posición ideal para crecer y sigues siendo eficiente y competitivo”.

Al finalizar la Fase 3, verá los siguientes beneficios:

  • Una mentalidad donde lo digital es lo primero reduce en gran medida el tiempo y los recursos desperdiciados.
  • Los procesos repetitivos se definen y estandarizan, aumentando la precisión y facilitando la capacitación del personal nuevo.
  • Los procesos automatizados son transparentes, lo que aumenta la rendición de cuentas por la forma en que se maneja la información.
  • Los informes y las herramientas de auditoría mitigan el riesgo de incumplimientos.