En una encuesta de Economist Intelligence Unit, el 55 por ciento de los encuestados dijeron que pasan al menos 16 horas a la semana trabajando o procesando documentos (como formularios, correos electrónicos, manuales, presentaciones o contratos).

A medida que las organizaciones crecen, también lo hacen esas horas. Los procesos de negocios clave, incluso cuando están automatizados, pueden requerir mucho tiempo y recursos, lo que dificulta la capacidad de una organización para aumentar de escala. En la Fase 4 del Modelo de Transformación Digital, usted podría tener procesos automatizados, pero algunos de esos procesos pueden haber sido diseñados por la manera en que interactúa su organización con el papel, lo que genera algunos de los mismos problemas y cuellos de botella.

Los procesos pueden ser demasiado complejos o contener pasos innecesarios, y puede haber una visibilidad limitada entre los equipos.

La Fase 4 se centra en simplificar: examinar sus procesos automatizados y hacer que funcionen de forma más inteligente, más rápida y mejor.

Procesos engorrosos

¿Cuáles son los signos de la Fase 4 en el viaje de Transformación Digital? Estos son algunos puntos negativos que su organización puede experimentar:

  • Existen procesos estandarizados y automatizados, pero son complejos y difíciles de entender para los empleados.
  • No existe una costosa supervisión de políticas de datos debido a datos incompletos.
  • No hay forma de medir el éxito o los fracasos.
  • Es difícil integrar a los que están fuera de su organización (como clientes y proveedores) en los procesos.

Avanzando hacia la eficiencia: Fase 4 en acción

Ramblers Walking Holidays es una empresa de viajes de 70 años que opera en Lemsford Village, Inglaterra. En contraste con sus tours llenos de experiencias, que ofrecen a los clientes la posibilidad de desconectarse y escapar del acelerado mundo moderno, el personal de la compañía cuenta con lo último en tecnología para operaciones simplificadas y eficientes.

Al igual que muchas empresas, las metas de Ramblers incluyen permitir su crecimiento y una mayor capacidad de producción, y ha sido capaz de mantener una ventaja competitiva con la ayuda de la mejora continua impulsada por la automatización de procesos.

La compañía automatizó procesos comunes que muchas compañías de viajes encuentran a diario, desde el archivamiento de los documentos hasta la ejecución de informes estadísticos. Sin embargo, los miembros del personal se volvieron creativos cuando comenzaron a automatizar algunas de las actividades de ventas de la compañía.

A partir de la investigación interna, los ejecutivos sabían que era más probable que los clientes primerizos tomarán múltiples vacaciones con la empresa si reservaban su próximo viaje inmediatamente después de regresar del primero. El equipo de TI creó una herramienta de trabajo automatizada que identifica a los clientes primerizos que regresan de un viaje, luego crea un código de promoción personalizado que ofrece a esos clientes un descuento en sus próximas vacaciones. Seis meses después del final del viaje de los clientes, reciben el comprobante (completo con la información de los clientes, el código personalizado y la fecha) por correo electrónico.

Esta transformación ha permitido que los empleados de Ramblers dediquen su tiempo a proporcionar un servicio al cliente personalizado, planificar viajes extraordinarios y otras tareas que requieren de un enfoque profundo. Ramblers también ha aumentado su capacidad en productos más pequeños en un 80 por ciento sin tener que agregar personal.

“El mejor retorno de la inversión en tecnología ha sido en términos de mano de obra en la oficina”, explica Richard Clowser, gerente de sistemas de TI y negocios de la compañía. “Hay tantos proyectos en los que estamos trabajando en este momento que cada uno ahorrará el costo de casi todo el personal de plantilla por año. Esa es nuestra meta, a fin de que nuestro personal se concentre en lo que mejor saben hacer”

Una vez que haya completado la Fase 4, verá los siguientes beneficios:

  • Los procesos simplificados se adoptan más fácilmente en toda la organización
  • Datos completos y consistentes
  • Las herramientas de creación de informes como paneles y visualizaciones, facilitan la medición del éxito, aumentan la responsabilidad y permiten una mejora continua en el futuro
  • Capacidad de incluir usuarios fuera de su organización (como clientes y proveedores) en sus procesos