Estamos creando información digital a un ritmo más rápido que nunca. Las tendencias recientes en el lugar de trabajo, incluida la cultura BYOD (traiga su propio dispositivo), los empleados remotos y el floreciente mercado independiente continuarán impulsando la explosión del contenido digital.

La disponibilidad de grandes cantidades de información digital hace que para las organizaciones sea más fácil que nunca detectar tendencias, prevenir problemas y obtener información sobre las operaciones. Sin embargo, a medida que más y más información fluye dentro y fuera de las organizaciones, la necesidad de mejorar la forma en que las organizaciones administran esa información también va en aumento.

En la Fase 5, usted ha simplificado los procesos y cuenta con un método sólido de recopilación y organización de la información. Al automatizar y afinar los procesos para obtener la máxima eficiencia, usted ha integrado su comunidad más amplia de clientes y proveedores en sus procesos. Entonces, ¿qué queda? En la Fase 5, usted está ansioso por asumir nuevos desafíos. Su organización es ágil y está lista para innovar.

Eliminando las ineficiencias

Todos sus departamentos han eliminado el papel. Usted ha asegurado su contenido, mientras permite un fácil acceso. Sus procesos son eficientes, transparentes y le brindan la información que necesita para mantenerlos optimizados y actualizados. Sin embargo, ¡eso no significa que haya terminado!

Si aún siente los siguientes puntos de preocupación, usted está listo para la Fase 5:

  • Los procesos no siempre están alineados con las necesidades del negocio.
  • Pivotar en respuesta al cambio es difícil y costoso.
  • Su habilidad para planear para el futuro es limitada.
  • Su organización es reactiva y no proactiva.

El viaje hacia el análisis predictivo

En el pasado, las organizaciones han recabado mayormente información anecdótica a la hora de mejorar los procesos, pero la información recopilada de los equipos de trabajo automatizados permite a una organización examinar de manera precisa y detallada cómo las personas interactúan con los documentos.

El análisis de estos datos se denomina análisis descriptivo, ya que describe lo que ocurrió en el pasado, lo que facilita una respuesta informada. El análisis descriptivo puede revelar actividades innecesarias, descubrir cuellos de botella y ayudar a los gerentes a identificar las actividades dominantes que requieren más tiempo y esfuerzo en un proceso: toda esa información que los gerentes pueden aprovechar para reformar y mejorar los procesos.

El análisis descriptivo proporciona a los gerentes información cuantificable para mejorar el rendimiento de un proceso, como el número promedio de casos procesados por trabajador.

Si bien el análisis descriptivo proporciona a los trabajadores de la información conocimientos valiosos, los análisis avanzados pueden llegar incluso más lejos. Basándose en el análisis de datos descriptivos, el análisis predictivo examina los procesos a un nivel macro, detectando patrones saludables o poco saludables en el flujo de trabajo basados en lo que ocurrió en el pasado. A partir de estos patrones de datos, el análisis avanzado ayuda a predecir los plazos normales para los procesos y las actividades.

El análisis predictivo ayuda a los administradores a predecir los plazos para los cambios de proceso en función de los patrones de flujo de trabajo. Aquí se muestran los casos previstos y los cambios en la eficiencia de los empleados.

La interactividad con los datos en tiempo real (tanto estructurados como no estructurados) proporciona una visión de las operaciones completa y en tiempo real. Al usar datos estructurados, los análisis avanzados pueden predecir las ocurrencias probables.

Con los datos no estructurados, los análisis avanzados también proporcionan información sobre la causalidad.

Una organización que sea analíticamente inteligente puede planificar y desarrollar procesos de manera más proactiva, creando un entorno ágil en el que los recursos pueden cambiarse para responder rápidamente a las tendencias o cambios en el mercado. Los líderes empresariales pueden hacer preguntas complejas sobre los procesos, crear escenarios hipotéticos y evaluar los posibles resultados sin afectar los procesos vivos y esperar los resultados de sus cambios.

Muchas organizaciones en una gran variedad de industrias ya han empezado a transformar sus operaciones con nuevos conocimientos:

Las instituciones de servicios financieros pueden analizar las actividades contables para mitigar riesgos

Las agencias gubernamentales pueden identificar geográficamente el uso de los servicios públicos para determinar dónde lanzar programas estratégicos

Las universidades y escuelas profesionales pueden rastrear el desempeño y las actividades de los estudiantes para implementar intervenciones y prevenir la deserción escolar

Los fabricantes pueden anticipar las fallas de la máquina y realizar el mantenimiento preventivo para aumentar el tiempo de actividad del equipo de producción

Las compañías de petróleo y gas pueden administrar mejor los recursos limitados al agilizar la distribución de petróleo para hacerlo más eficiente y rentable

Las organizaciones de transporte y logística pueden hacer las rutas más eficientes para aumentar la rentabilidad

Las organizaciones de marketing y ventas pueden capturar y analizar datos para personalizar las experiencias de compra

Lograr la madurez comercial y aprovechar el análisis avanzado requiere de la planificación, el compromiso y la colaboración de todos los usuarios de contenido de la organización, así como de los líderes de TI y de negocios. Este método dará como resultado un programa de análisis robusto, escalable e impactante que finalmente permitirá a los usuarios interactuar de manera efectiva con los datos de su organización en tiempo real y utilizar esta información para impulsar iniciativas comerciales.

Cuando adopta la innovación que aporta la Fase 5, usted verá los siguientes beneficios:

  • Los procesos están directamente alineados con las necesidades del negocio.
  • El aumento de la agilidad permite a las organizaciones pivotar fácilmente en respuesta al cambio.
  • El análisis predictivo proporciona la información necesaria para planificar con anticipación, crear escenarios hipotéticos y evaluar posibles resultados.
  • Su organización ahora es proactiva y puede impulsar la innovación.