Las agendas para las reuniones del consejo municipal pueden tener más de 100 páginas. Imprimir una copia para cada miembro del consejo requiere mucho papel y tinta. Durante una reunión, revisar una agenda para encontrar un ítem particular de la agenda puede llevar mucho tiempo y ser frustrante. Así es como una ciudad gestiona las agendas de reuniones con Laserfiche Mobile para iPad .

Laserfiche Mobile

Una vez creadas, las agendas de las reuniones del ayuntamiento tienen páginas generadas en el Cliente Laserfiche. Durante la reunión del Consejo de la Ciudad, cada miembro del consejo usa Laserfiche Mobile para ver la agenda y cualquier documentación de respaldo en su iPad.

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Con el fin de facilitar que los miembros del consejo sigan los temas de la agenda que se discuten, la ciudad utiliza anotaciones. Después de que la agenda se imprime en Laserfiche, un asistente administrativo se desplaza por la agenda y coloca una nota adhesiva en cada sección principal. Durante las reuniones, los miembros del consejo municipal pueden desplazarse por el documento a medida que avanza la reunión, pero también pueden navegar rápidamente a cualquier otro elemento de la agenda haciendo clic en una nota adhesiva en el panel de anotaciones del documento.

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Ventajas de Laserfiche Mobile

La ciudad descubrió los siguientes beneficios al usar Laserfiche para administrar las agendas de reuniones del consejo municipal.

  • Como la agenda está almacenada en Laserfiche, las páginas de contenido ya no necesitan imprimirse, copiarse y distribuirse.
  • Varios miembros del consejo pueden acceder a la agenda al mismo tiempo desde una única ubicación en Laserfiche.
  • Los miembros del consejo pueden seguir junto con la discusión de la reunión y no tienen que pasar tiempo revolviendo páginas para encontrar la información requerida.
  • Dado que la agenda se convierte a formato Tiff, es de solo lectura y no editable.
  • Las agendas ahora pueden ser accesibles al público a través de Laserfiche WebLink.