Contratos

Cada contrato de financiación de vehículos se compone de múltiples documentos que incluyen:

  • La cláusula de compromiso
  • Arrendamientos
  • Retencion de TITULO
  • Gravamen en agencias o entidades responsables del tránsito para los estados de Brasil y el Distrito Federal
  • Liberación de gravamen correspondiente en el Certificado de Registro de Vehículo (CRV)

Cuando una institución o agente financiero firma un contrato con alguien que quiere financiar un vehículo, el contrato y toda la documentación requerida se envía a Arquivo Digital– ArqDigital. Para recibir estos contratos, Arquivo Digital – ArqDigital estableció oficinas en varias ciudades de los estados brasileños de Amazonas y Pará, incluidas las ubicaciones dentro de la selva amazónica, como la ciudad de Tefé-AM, donde el acceso es solo por aire o en barco.

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El proceso de registro

El agente financiero o un empleado de Arquivo Digital crea una nueva Solicitud de registro (Solicitação de Registro – SR) en un sistema Microsoft SharePoint llamado GECOV que está diseñado específicamente para administrar contratos de vehículos.

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Cuando Arquivo Digital recibe el contrato físico, un empleado verifica que todos los documentos requeridos relacionados con el registro se hayan entregado marcándolos de una lista a la que se accede a través de la pestaña «Protocolo».

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Después de marcar los elementos requeridos y enviar la lista de verificación, se abre una nueva ventana para iniciar el proceso de registro del contrato. El empleado hace clic en el botón «Gerar Protocolo» y se crea un documento correspondiente (sin páginas) en Laserfiche.

Laserfiche Workflow asigna una plantilla, llena ciertos metadatos y mueve el documento en blanco a un volumen dedicado.

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El empleado abre el documento vacío en Laserfiche Web Access directamente desde GECOV. Hace clic en un enlace para imprimir un sello de seguridad que luego se pega al contrato físico.

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El empleado escanea el contrato y los documentos adicionales y completa manualmente los metadatos restantes.

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Control de calidad

Laserfiche Workflow dirige el contrato al equipo de control de calidad (QC). El equipo de control de calidad verifica la calidad de las imágenes escaneadas y los metadatos para garantizar la coherencia y la conformidad del contrato con la legislación brasileña. Todos los datos que se actualizan durante el proceso de control de calidad se sincronizan entre Laserfiche y GECOV a través de la integración Laserfiche – GECOV.

Si el control de calidad encuentra algunas inconsistencias en el contrato, Laserfiche Workflow dirige el documento a la carpeta «PENDENCIA» (pendiente) y envía un correo electrónico a la institución financiera que presentó el contrato pidiéndoles que hagan correcciones. Una vez que QC Laserfiche Workflow aprueba el contrato, lo mueve a la carpeta «REGISTRO».

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En esta etapa, el contrato se convierte a PDF con Digital Document Signer integrado con Laserfiche. Esta integración firma los documentos siguiendo el estándar de ICP Brasil y genera archivos PDF firmados con los metadatos asociados mantenidos.

Un lote de los contratos firmados se exporta en formato TIFF a una unidad de red, donde los documentos se microfilman electrónicamente y los metadatos se exportan en formato de texto para crear un libro de datos de registro. Todo esto se hace para cumplir con la legislación brasileña.

Ventajas de Laserfiche

La racionalización del proceso de gestión de contratos con Laserfiche ha dado como resultado los siguientes beneficios para Arquivo Digital – ArqDigital:

  • Se puede acceder a los contratos desde oficinas remotas tan lejanas como la selva amazónica, ya sea directamente en Laserfiche Web Access o a través del portal GECOV.
  • Los contratos se procesan de forma rápida, eficiente y segura.
  • La integración Laserfiche-SharePoint permite escanear documentos en diferentes ubicaciones geográficas y compartir información entre las distintas oficinas remotas.
  • La arquitectura abierta de Laserfiche permite una fácil integración con varios sistemas, lo que permite a la empresa procesar contratos de conformidad con la ley brasileña.